Atlatos Expense Engine

Willkommen, heute zu der Vorstellung der Reisekostenabrechnung. Ich freue mich dass Sie da sind und ich würde ihnen jetzt einfach in der nächsten halben Stunde die Funktionalität der Abrechnung, die Administration wie man Reisekostenabrechnungen tätigen kann, wie man sie genehmigen kann und auch exportieren kann, vorstellen.

Das Buchungstool nutzen Sie schon seit Jahren das heißt auf die Buchungsprozesse würde ich an der Stelle nicht eingehen sondern direkt starten. Gibt es vorab Themen, die Ihnen wichtig sind? Nein derzeit nicht. Ich würde mir gerne die Schulung von Ihrer Seite mal anhören. Gerne. Prima, dann würde ich einfach auf die Administration gehen und erstmal loslegen. Also die Ansicht ist natürlich identisch zu - so die Startseite - zu dem bisherigen Tool dh Sie haben hier oben Ihren Namen, das betreuende Reisebüro, das kann natürlich auch der Kontakt der Reisestelle beziehungsweise der Buchhaltung an der Stelle sein und Sie haben hier die Buchung. Neu wäre dann hier die genehmigten Reisekostenabrechnungen, auch Abrechnungen an sich, dass wir das hier auf der Startseite auch sehen. Von der Administration ändert sich ja nichts, sie übermitteln uns ja auch heute schon Profildaten per Webservice. Das können wir in der zukunft genauso tun nur das hier neu noch eine Erweiterung wäre, dass sie uns dann auch den Genehmiger für die Reisekostenabrechnung übermitteln. Das heißt, wir haben heute ja nur die reinen Reisendendaten ohne Genehmigungsprozess, sie möchten ja aber für die Anzahl der Mitarbeiter die sie haben nicht immer den Vorgesetzten hinterlegen und da empfiehlt sich, das eben auch über den Stammdatenimport per CSV oder per Webservice den Genehmiger zu überspielen. Ja? Ich dachte, Sie hatten eine Frage? Nein, prima. Von der Sache es ist ja so das der Genehmigungsprozess in der Regel zweistufig ist, das heißt, wir haben erstens den direkten Vorgesetzten, das wäre dann die Informationen, die wir über den Stammdatenimport brauchen. Und dann ist ja in der Regel noch die Freigabe der Buchhaltung, Finanzabteilung erforderlich und das ist in der Regel ein Pool von Personen. Das brauchen Sie dann nicht über den Stammdatenimport übermitteln, weil das dann doch eher einfacher ist, es einmal zu hinterlegen, das heißt, wir greifen ja auf den gleichen Mitarbeiterpool zu. Was da noch neu wäre, dass wir noch ein Zusatzdatenfeld wie zb den Kostenträger mit einführen, wenn Sie die Abrechnung auf Kostenträger verbuchen, das würden wir dann im Kick-off-Meeting besprechen. Wie die Exportdatei, ob das in die Finanzbuchhaltung, ob das in die Lohnbuchhaltung geht - je nach dem sind ja vielleicht Zusatzdaten erforderlich die wir heute im Reisebereich noch nicht haben, also gerade wenn Sie auch Kreditoren buchen ist der Kreditor in der Regel von dem Mitarbeiter bisher im Buchungsportal gar nicht angelegt das heißt, da prüfen wir gibt es Informationen die Sie heute im Buchungsportal noch nicht haben, die wir brauchen und dann wird das im Rahmen der Implementierung hinzugefügt. Das ist aber auch kein großes Thema, es ist in der Regel ein Wert pro User den wir dann noch ergänzen. Ansonsten ändert sich ja von der Struktur der Abteilung / Niederlassung / Reiserichtlinien / Firmenraten nichts. Wir haben das Thema der Reisepauschalen also Sie zahlen ja die Verpflegungspauschalen, wenn sie die nach EStG die gesetzlichen zahlen, haben wir hier auch kein to do weil wir automatisiert die Änderungen auch zum Jahresanfang alle für Sie einspielen. Wenn sie die gesetzlichen Pauschalen nicht auszahlen sondern für einzelne Länder vielleicht firmenspezifische Werte haben, dann können Sie die hier hinterlegen pro Land. Sie können auch ein - ja zum Beispiel für Deutschland – vielleicht, wenn Sie eine Reise an einen Konzernstandort haben, dann eigenen Satz definieren und diese firmenspezifischen Werte die werden dann nicht aktualisiert. Ja wenn wir Pauschalen haben von anderen Ländern, anderen Steuerrechten, das müssen wir halt auch wissen, wenn Sie nach einem anderen Steuerrecht noch abrechnen. Dann muss das für die entsprechende Gesellschaft auch konfiguriert und gegebenfalls auch von uns neu eingerichtet werden. Genau. Dann haben wir bei den Zugriffsrechten, das ist ja das, was wir dann auch über die Schnittstelle pflegen würden. Wenn wir jetzt eine Person haben, ja zum Beispiel -wir nehmen mal meine Person - hier im System wollen jetzt wissen, wer kann für die Person die Reisekostenabrechnung freigeben, können sie das auch immer hier einsehen, was über die Stammdatenschnittstelle importiert wurde und können auch Ergänzungen vornehmen. Also wenn es jetzt gerade um die Buchhaltung geht, die zentral hinterlegt wird, kann man da auch Personen einfach

hinzufügen oder deaktivieren, das kann auch hier am Frontend verwaltet werden. Dann haben wir ganz wichtig die Spesenarten die für die Reisekostenabrechnung wichtig sind, da bekommen wir dann von Ihnen die Nebenbuchhaltung geliefert mit den entsprechenden Bezeichnungen, Steuerschlüssel und den Konten und das wird angelegt, das heißt, die Auswahl der Belegarten, die die Mitarbeiter treffen, können Sie firmenspezifisch definieren, weil da ist ja jedes Unternehmen auch ein bisschen anders aufgestellt. Und Sie können dann hier Bahn Ausland / Inland, Sie können den Steuerschlüssel fest definieren, Sie können den zur Auswahl setzen und die entsprechenden Konten hinzufügen. Wir haben vielleicht auch Spesenarten wo sie mit Pauschalen arbeiten, wenn sie z.B. einen Feiertagszuschlag zahlen, wenn Sie ja irgendwelche Pauschalen haben die Sie auszahlen, können die konfiguriert werden. Wir können auch sagen ab wann habe ich einen Richtlinienverstoß, wenn sie z.B. definieren ab 100 Euro Taxikosten ist das ein Verstoß, können wir das entsprechend anlegen. Dann werden die Steuerschlüssel vorab konfiguriert. Wir haben die Konten, die Sie benötigen, die wir hinterlegen, die Kontozuordnung von Transaktionen, die wir vordefinieren wie z.B. im Bewirtungsformular da können Sie definieren, auf welches Konto wird das verbucht, auch in Abhängigkeit von der Reiseart wenn man möchte. So werden die Trinkgelder verbucht also der komplette Kontierungsplan wird einmal eingerichtet, das machen wir für Sie, so dass Sie dann auch gleich loslegen können. Sie sind aber autark und können sich das jederzeit auch umkonfigurieren, sobald die Administrationsrechte der Person zugeordnet sind, können Sie das alles auch selbst konfigurieren und pflegen. Natürlich steht unser Support trotzdem zur Verfügung, so oft ändert man ja die Konten nicht, dass wenn man das jetzt so selten macht, dass wir Sie dann natürlich auch unterstützen. Das ist die Einrichtung der Reisekostenabrechnung im System. Wir haben dann natürlich noch den Punkt der Exporte in die Schnittstellen, da würde ich gleich noch drauf eingehen, jetzt würde ich Ihnen erst mal zeigen, wie Sie eine Reisekostenabrechnung tätigen können. Der Mitarbeiter hat dann hier den Punkt unter meine Daten Reisekostenabrechnung plus die Auslagenerstattung. Die Auslagenerstattung ist praktisch nur für Belege, die losgelöst von einer Reise stattfinden. Wir gehen jetzt erstmal auf die Reisekostenabrechnung. Bei der Reisekostenabrechnung würden wir von den Buchungen Vorlagen erstellen, wir haben jetzt hier zum Beispiel zwei gebuchte Hotels, die kann ich jetzt abrechnen. Da sind die Grunddaten der Reisebuchung vorhanden, das heißt für den Mitarbeiter ist es ja auch weniger Aufwand, er hatte schon den Reisegrund / Reiseart entsprechend ausgewählt, wir wissen aus welchem Reiseantrag sind diese Hotelbuchungen und der Mitarbeiter kann jetzt hier einfach sagen ich möchte hier noch Leistungen ergänzen oder auch verändern, das heißt, ich kann jetzt hier aus meiner Belegliste noch Punkte hinzufügen. Wir haben einen Währungsrechner integriert, wenn ich eine Währung auswähle, kann ich zu diesem Datum den Kurs wählen, aber theoretisch auch eigene Kurse hinterlegen, wenn ich die von der Kreditkartenabrechnung nehme. Wir haben jetzt hier eine feste Zuordnung zu dem Steuerschlüssel, man kann das aber auch so konfigurieren, dass man bei Nebenkosten auswählen kann, welcher Steuersatz ist das. Ich kann einen digitalen Beleg hochladen, das muss ich auch in dem Fall, das können Sie auch konfigurieren, ob Sie sagen - ich nehme jetzt einfach mal meinen Beispielbeleg - ob Sie die digitalen Belege verpflichtend hinzufügen oder ob wir das offenlassen, also das hängt auch an Ihrer Verfahrensbeschreibung wenn Sie sagen wir wollen jetzt alles auf digitale belege umstellen, dann wird ja eine entsprechende Verfahrensbeschreibung erstellt, die dann auch vom Finanzamt geprüft wird und dann ist der digitale Beleg Pflicht für den Mitarbeiter. Oder Sie sagen wir arbeiten auch noch mit Originalbelegen, da richten wir uns ganz nach Ihnen. So dann speichere ich den Beleg und kann weitere Kosten hinzufügen. Also ich kann das jetzt noch x-mal machen. Dann haben wir die Fahrtkosten, wo ich dann auch hier den gefahrenen Kilometer eintragen kann und dann habe ich hier die Möglichkeit zum Beispiel eine Route mir herauszusuchen, kann dann die genaue Adresse mit Postleitzahl, mit Zwischenstopp, einfach mal ausfüllen, dann werden verschiedene Routen vorgeschlagen. Ich könnte jetzt auch eine andere Route auswählen, wähle das aus und dann habe ich hier die gefahrenen Kilometer, kann noch meine Bemerkung hinzufügen, kann weitere Fahrten

hinzufügen in einem Formular. Es werden aber trotzdem mehrere Belege auch für den Export angelegt. Ich speichere das Ganze und kann dann meine Tagesangaben hinzufügen. Wir haben verschiedene Methoden, entweder das die Verpflegungspauschalen aktiviert sind und ich einfach sage, welche Mahlzeiten habe ich selber erbracht oder welche habe ich kostenfrei gestellt bekommen. Ich kann dann hier auch das Land ändern, ist jetzt einfach ein Testland drin gewesen, das wir angelegt haben. Ich kann die Zeiten noch mal anpassen und speichere dann meine Verpflegung und dann ist die Verpflegungspauschale inklusive der Kürzung auch berechnet, hier aufgelistet und in meinem Abrechnungs - PDF habe ich dann auch noch die genaue Aufschlüsselung. Vorschuss ist etwas, was in der Regel deaktiviert wird aber wir können auch Vorschüsse durchaus abbilden, wie Sie das möchten. Und dann haben wir den Bewirtungsbeleg, wo ich hier auch entscheiden kann, ob nur interne oder externe Personen, das heißt dann die Versteuerung entsprechend 70 / 30 gemacht wird oder auch nicht gesplittet, so wie Sie das möchten. Wir haben dann hier die Höhe der Aufwendungen, da kann ich auch unterschiedliche Steuerschlüssel jetzt anlegen, wenn ich vielleicht Positionen mit 7 Prozent hatte, Grundpositionen mit 19 Prozent, dann habe ich noch das Trinkgeld, man kann dann hier die Adresse eingeben, den Anlass. Ich mache das jetzt mal nicht so ausführlich wie man das eigentlich machen würde. Dann habe ich hier eben wieder meinen Beleg, den ich dann hochladen kann und gebe dann die Namen der einzelnen Teilnehmer an und speichere die Bewirtung. Wenn ich dann alle meine Leistungen habe, dann klicke ich hier unten einfach auf weiter und kann dann die Reisekostenabrechnungen zur Weiterleitung an den Vorgesetzten weiterleiten, dann kann ich sie nicht mehr nachbearbeiten. Ich kann mir aber auch erstmal dass RKA - PDF anschauen, da sehe ich dann meinen Erstattungsbetrag, ich sehe das ist noch vor Genehmigung, ich hab hier die zu belastende Kostenstelle aufgeführt, die Verpflegungs-, Übernachtungspauschalen, den Bewirtungsbeleg ,das heißt ich habe einmal alles in der Übersicht und kann dann sagen okay das passt soweit. Wir haben hier auch einen Reiseverlauf das ist für all diejenigen, die die Drei-Monatsfrist- Prüfung haben, da muss ich dann wirklich die Adresse entsprechend angeben und dann habe ich den Reiseverlauf. Das ist bei den meisten Kunden deaktiviert, weil diese Drei-Monatsfrist-Prüfung - weil selten Reisende wirklich drei Monate an einem Standort sind - in vielen Unternehmen gar nicht aktiv ist, also das können Sie entscheiden. Und wenn ich dann fertig bin kann ich hier einfach auf weiterleiten klicken, dann ist die Abrechnung bei dem Genehmiger, der sie freigibt, das heißt er bekommt eine Mail, kann sie per App oder am PC freigeben oder auch ablehnen oder zur Nachbearbeitung an den Reisenden geben und dann ist der Prozess für den Reisenden auch erstmal abgeschlossen. Als Genehmiger würde ich dann einfach unter Travelmanagement Reisekostenabrechnung schauen, ich kann ja selbst meine Abrechnung nicht genehmigen aber ich habe hier eine Testabrechnung, die ich weiter bearbeiten kann. Hier kann ich mir das PDF oder die Druckansicht einfach mal anschauen, da sehe ich dann die Erstattung an den Mitarbeiter, ich habe den Reiseverlauf, ich hab dann hier den Beleg, das ist jetzt hier ein Testbeleg, und können die Abrechnung praktisch detailliert prüfen und dann sagen, ich möchte diese genehmigen. Dann ist der Prozess auch abgeschlossen und wir können die Abrechnungsdaten dann exportieren. Das kann zum einen manuell erfolgen über die RKA-Export-Funktion wo alle Daten, die wir haben, zum Export zur Verfügung stehen, wir können an der Stelle auch Vorlagen anbieten, die dann exakt auf Ihr Buchhaltungs-, Finanz-, Lohnbuchhaltungssystem zugeschnitten sind. Das können auch mehrere Vorlagen sein und das Ganze kann auch per SFTP-Zugang automatisiert täglich, wöchentlich, übermittelt werden. Haben sie da Fragen zu? Frau Stehning ich hätte noch mal eine Frage dazu. Sie wissen ja wir haben viele Mitarbeiter in Luxemburg, können wir da auch die Reisekostenabrechnung nur nach Beleg abrechnen? Ja das können wir selbstverständlich einrichten. Wir würden dann für die Gesellschaft in Luxemburg ein eigenes Abrechnungsrecht aktivieren und da würde dann Verpflegungspauschale und die Fahrtkostenpauschale gar nicht abgefragt werden, das heißt die Mitarbeiter geben da einfach ihre Belege ein. Der Rest ist identisch. So das heißt, das kann einfach gehandelt werden und wir sortieren das nach Gesellschaft. Gut, vielen Dank. Noch eine weitere Frage

zu unserem Export? Ja, und zwar habe ich eine Frage - wir arbeiten seit neuestem mit HANA, kann man die Abrechnungsdaten ins SAP und ins HANA exportieren? Ja, das ist möglich. Wir haben da auch Kunden, die das bereits mit SAP HANA machen aber grundsätzlich ist es so, dass wir da in der Regel einen individuellen Export definieren, weil nicht jeder Kunde die gleiche Konfiguration in SAP HANA hat. Aber das ist gar kein Problem, das heißt wir können die PSP – Elemente, die Auftragsnummern zusteuern und Ihnen da einen Export zur Verfügung stellen, den Sie automatisiert mit SAP HANA verarbeiten können. Das kann dann erst mal hier getestet werden dann würden wir das automatisiert vornehmen. Und Sie haben zusätzlich auch die Möglichkeit, sich noch Reports zu ziehen, die dann aggregiert sind, also wir können nach einem Abrechnungszeitraum - also man würde in der Regel den Genehmigungszeitraum nehmen, aber wenn sie zum Beispiel wissen wollen, was ist noch in dem Jahr im Abrechnungsprozess, ist noch nicht genehmigt, dann macht der Abrechnungszeitraum auch Sinn weil Sie vielleicht Ihren Jahresabschluss machen wollen und dann würden Sie eben nicht nach genehmigt suchen sondern was ist alles weitergeleitet und noch nicht genehmigt. Dann sehen Sie praktisch welche offenen Positionen, welche Rücklagen müssten da vielleicht noch gestellt werden oder wen spreche ich mal an. Grundsätzlich erinnert das System auch alle Mitarbeiter daran, wer noch eine Abrechnung zu machen hat, das heißt sobald eine Reise drei Wochen in der Vergangenheit liegt werde ich dann auch erinnert, da ist noch eine Abrechnung zu machen und dann weiß der Mitarbeiter Bescheid. Aber Sie können auch Exports ziehen, aber genauso auch wie viele Abrechnungen habe ich vielleicht, Kosten pro Gesellschaft, pro Abteilung, Kostenstelle, das wird dann aggregiert, wird abgefragt und die Reports stehen dann hier zur Verfügung. Dann kann ich mir die noch mal anschauen, ja auch der 3-Monats-Export, der ist halt nur verfügbar wenn ich auch den Reiseverlauf habe. Ja was ist noch wichtig zu Reisekostenabrechnungen zu sagen? Wir können wenn wir bei Ihnen auch AirPlus im Einsatz haben, können wir die Abrechnungsdaten von Airplus in Atlatos zurückspielen, wir brauchen ein Zusatzdatenfeld. Warum kann das interessant sein? Das hat den Hintergrund - wir haben bei Atlatos - wenn sie zum Beispiel Mietwagen buchen und per Airplus zahlen, dann haben wir vielleicht die 100 Euro im Buchungsprozess also bestätigt, aber der Mitarbeiter vergisst zu tanken, gibt den Wagen zu spät ab, dann können ja aus 100 Euro auch leicht 250 werden. Diese 250 Euro haben wir im Standard ja nicht, die Information das wissen wir nicht, die würden wir dann von Airplus bekommen und können an der Stelle eben den neuen Preis in der Abrechnung auch darstellen. Und wir können mit der Abrechnung praktisch alle Airplus Transaktionen, die durch die Reisenden getätigt werden, auch revisionssicher durch den nachgelagerten Genehmigungsprozess geben. Punkt ist ja Sie zahlen die Airplus Abrechnung, die Reisekostenabrechnung wird natürlich erst viel später gemacht, weil einen Flug zahlen sie vielleicht gleich und nicht erst zum Abrechnungsdatum. Bei Hotels ist es wiederum oft anders, die werden bezahlt, wenn die Abreise da ist, aber die Reisekostenabrechnung erfolgt vielleicht trotzdem drei, vier Wochen später, man weiß ja nie und dann kann ich diesen Prüfprozess praktisch nachgelagert stellen, ich bezahle AirPlus ja sofort, das wird abgebucht, wir können dann sagen, alles was bei Airplus mal abgebucht wurde, geht einmal durch die Genehmigung. Das ist praktisch über diese ATX Daten - so nennen sie sich - möglich und wir erkennen dann ist eine Transaktion gematcht mit Airplus und wenn die gematcht ist, darf die auch von Mitarbeitern nicht gelöscht werden und die muss durch den Genehmigungsprozess gehen. Ja dass dazu, hätten Sie noch Fragen? Ja Frau Stehning hätte ich. Können wir digitale Belege in unser eigenes Archiv übermitteln, ist das möglich? Ja das können wir machen, dazu wird dann auch eine Schnittstelle definiert, also die Schnittstellen – Themen, die IT - Themen das muss man halt immer einmal angehen, da wird einmal definiert, was wird benötigt, wir haben neben der zehnjährigen Archivierung in Atlatos auch die Möglichkeit, die Daten zu exportieren. Das kann täglich, monatlich, jährlich erfolgen, in der Regel wird es über einen SFTP-Zugang gemacht, der verschlüsselt ist, wo wir Ihnen die Daten gegebenenfalls mit einer XML - Datei und die Belege, die dann auch entsprechend benannt sind, nach Beleg, nach Reisekostenabrechnungsnummer und Belegnummer, aber das kann auch eine Struktur sein, die Sie definieren, sodass Ihr DMS - System die

Daten auch verarbeiten kann. Ja also das wird einmal gemeinsam mit der IT definiert und dann kann man das tun. Im Laufe des Jahres steht da auch noch ein Webservice bereit, das heißt, da erweitern wir uns auch noch, genau das prüfen wir dann einfach gemeinsam, welche Variante ist für Sie am einfachsten. Sehr schön, vielen Dank. Ja das ist auch einmal so die Reisekostenabrechnung sage ich mal vorgestellt, im Detail gibt es dann natürlich sicher noch viel wo man auch in die Tiefe gehen kann aber Sie wollten ja einen ersten Überblick. Ja wenn dann noch Fragen sind können wir da gerne auch noch mal gemeinsam mit Ihrer IT oder Buchhaltung dann einen Termin finden. Sehr schön, Frau Stehning, ich danke Ihnen für Ihre geschätzte Aufmerksamkeit. Danke. Dann Ihnen auch vielen Dank und schön, dass Sie teilgenommen haben. Ich freue mich über einen weiteren Austausch. Vielen Dank. Danke auch. Tschüss.