Der passive Reiseantrag ist eine vereinfachte Variante des Reiseantragsprozesses im Atlatos Profi Traveller. Dabei wird die Reise direkt gebucht, ohne dass vorab eine Genehmigung eingeholt werden muss.

Was ist ein passiver Reiseantrag?

• Der Reisende kann Leistungen wie Flug, Hotel oder Bahn sofort buchen.

• Eine Genehmigung ist vor der Buchung nicht erforderlich.

• Nach Abschluss der Buchung wird der hinterlegte Genehmiger per E-Mail informiert.

• Diese E-Mail dient lediglich der Information, nicht der Freigabe.

Der passive Reiseantrag eignet sich besonders bei Unternehmen mit genereller Dienstreisegenehmigung oder bei Buchungen mit geringem Budgetrisiko.

1. Wie aktiviere ich den passiven Reiseantrag?

Die Aktivierung erfolgt durch Atlatos und nicht durch den Kunden selbst.

Schritte zur Aktivierung:

1. Kontaktaufnahme mit Atlatos (Support oder Projektleitung)

2. Abstimmung, für welche Personen(gruppen) oder Reisearten der passive Antrag gelten soll

3. Systemseitige Einrichtung durch Atlatos

4. Optional: Test der Konfiguration im Testsystem

Hinweis:
Ob ein Reiseantrag erforderlich ist – und ob dieser passiv oder aktiv erfolgt – wird durch die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens gesteuert.

2. Wie definiere ich die Genehmiger für passive Reiseanträge?

Auch wenn keine Genehmigung im klassischen Sinne erfolgt, muss ein Genehmiger für Informationszwecke im System hinterlegt sein.

Vorgehen:

1. Gehen Sie zu „Administration → Zugriffsrechte → RKA“

2. Wählen Sie die gewünschte Organisationsebene (z. B. Unternehmen, Abteilung, Person)

3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und hinterlegen Sie den Genehmiger

4. Speichern Sie die Änderungen

Information bei Reiserichtlinienverstoß

Der passive Antrag ist mit der Reiserichtlinie verknüpft. Bei einer Überschreitung (z. B. zu hoher Preis, falsche Hotelkategorie):

• Wird automatisch eine E-Mail versendet

• Empfänger ist der hinterlegte Genehmiger

• Diese E-Mail ist rein informativ

• Es ist keine Aktion erforderlich – die Buchung wurde bereits abgeschlossen

Optional kann ein separater Ansprechpartner für Richtlinienverstöße definiert werden.

Bei Fragen zur Konfiguration oder Aktivierung wenden Sie sich bitte an:
support@atlatos.com