Prozessbeschreibung: Reiseantrag

Allgemeines

Wenn der Reiseantrag in der Reiserichtlinie aktiviert wurde, können Sie ohne einen genehmigten Reiseantrag keine Reiseleistungen buchen. In der Ergebnisliste der verschiedenen Angebote sehen Sie dann den Button „Neuen Reiseantrag stellen“ anstatt des Buttons „Zur Buchung“.

Sonderfall Bahn:

Für Bahnbuchungen prüft Atlatos, ob generell ein genehmigter Reiseantrag mit einer Bahnfahrt vorhanden ist oder nicht. Ist ein genehmigter Reiseantrag vorhanden, so kann eine Buchung vorgenommen werden. Ohne genehmigten Reiseantrag erscheint ebenfalls der Button „Neuen Reiseantrag stellen“.

 Dieser Button erscheint, wenn noch kein genehmigter Reiseantrag für Ihre Abfrage vorliegt:

Dieser Button erscheint, wenn Sie einen genehmigten Reiseantrag haben:

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Reiseantrag erfassen

Es stehen Ihnen grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um einen Reiseantrag zu erfassen.

1. Ersterfassung über eine Suchabfrage (Flug, Hotel, Mietwagen)
2. Direkte Erfassung im Reiseantragsformular

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Ersterfassung über eine Suchabfrage

1. Geben Sie Ihre Suchparameter ein und klicken anschließend auf „Suchen“
2. Wählen Sie ein Ergebnis aus der angezeigten Liste aus und klicken auf den Button „Neuen Reiseantrag stellen“
3. Atlatos öffnet das Reiseantragsformular und übernimmt die Daten Ihrer Abfrage und den Preis des gewählten Ergebnisses
4. Ergänzen Sie, wenn gewünscht Ihre Angaben

Nach der Erfassung haben Sie zwei Möglichkeiten fortzufahren:

1. Direktes Weiterleiten an den Genehmiger
2. Speichern des Reiseantrages, um später fortzufahren

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Direkte Erfassung im Reiseantragsformular

Über den Menüpunkt Meine Daten/Reiseantrag haben Sie die Möglichkeit einen neuen Reiseantrag zu erfassen.

Nach der Erfassung haben Sie zwei Möglichkeiten fortzufahren:

1. Direktes Weiterleiten an den Genehmiger
2. Speichern des Reiseantrages, um später fortzufahren

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Reiseantrag – Auftragsstatus

Im Reiter Auftragsstatus bekommen Sie die Reiseanträge mit dem jeweiligen Status angezeigt.

Hier finden Sie auch die gespeicherten Reiseanträge.

Die verschiedenen Stati der Reiseanträge:

Offen = gespeicherte Reiseanträge

Diese Reiseanträge können Sie noch bearbeiten oder an den Genehmiger weiterleiten

Genehmigt = final genehmigte Reiseanträge (bei mehreren Instanzen müssen alle Instanzen genehmigt haben)

Sie können Ihre genehmigte Reise nun buchen

Abgelehnt = abgelehnter Reiseantrag

Dieser Reiseantrag kann nicht mehr bearbeitet, weitergeleitet oder gelöscht werden

Weitergeleitet = Weitergeleitet, aber noch nicht bearbeitete Reiseanträge

Bei diesen Reiseanträgen müssen Sie auf die Bearbeitung durch den/die Genehmiger warten. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald sich der Status ändert.

Wiedervorlage = bereits weitergeleitete, aber durch den Genehmiger zur Wiedervorlage zurückgegebene Reiseanträge

Bei diesen Reiseanträgen möchte der Genehmiger, dass Sie eine Anpassung des Reiseantrags vornehmen. Beachten Sie dazu auch die Bemerkung des Genehmigers.

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Prüfkriterien beim Buchen einer genehmigten Reise

Wenn Sie einen Reiseantrag gestellt und genehmigt bekommen haben, prüft Atlatos bei der Buchung ob folgende Kriterien Ihrer Buchung mit dem genehmigten Reiseantrag übereinstimmen:

• Datum der Reise
• Reiseland
• gewähltes Reisemittel (Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn)

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Benachrichtigung bei Änderung des Status

Bei jeder Änderung des Status bekommt die betreffende Person eine Benachrichtung per E-Mail

Beispiel für eine Benachrichtigung:

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Archiv

Im Archiv können Sie nach Reiseanträgen eines bestimmten Zeitraums suchen und zusätzlich nach einer bestimmten Reiseart filtern.

Öffnen können Sie den Reiseantrag mit einem Klick auf "Details".