Reisekostenabrechnung von Reiseleistungen mit Buchung über Atlatos

1. Wählen Sie mit Klick auf das Auswahlkästchen einen oder mehrere Bausteine aus, die Sie abrechnen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button „Auswählen“ am Ende der Seite.

2. Anschließend geben Sie, wenn nicht schon ausgefüllt, die Kostenstelle und ggfls. eine Bemerkung zur Reise an.

3. Sollte Ihnen eine Verpflegungs- oder Unterkunftspauschale zustehen, markieren Sie das entsprechende Auswahlfeld.

4. Sollten sich Ihre Reisezeiten und der Reisegrund geändert haben, klicken Sie auf Reisegrund/ Reisezeiten und ändern diese ab.

5. Anschließend geben Sie zusätzliche Belege ein. Hierbei ist das Datum und die Spesenart sowie der Preis wichtig.

Die Abrechnungsvorlage kann entweder über 1. Änderung der Reisegrunddaten abgeändert werden oder über die 2. direkte Bearbeitung der Abrechnungsbelege oder mit Klick über „Auswählen“.

Wird 1. „Änderung der Reisegrunddaten“ geklickt, kann der Mitarbeiter die Grunddaten wie den Reisegrund, Reiseort oder die Zusatzdaten sowie die Reisedaten ändern.

Wenn die Daten geändert wurden, klickt der Reisende einfach auf “Ändern”.

Mit den geänderten Reisezeiten kann die Erstellung der Abrechnung fortgesetzt werden.

Klickt man direkt auf den Bearbeitungsbutton bei einer Vorlage (Bearbeitung von Belegen), gelangt man zu den Belegen. Alternativ kann auch auf die Belegart wie „Pauschalen“ geklickt werden.

Bei den Belegen kann eine von den unternehmensspezifischen Spesenarten ausgewählt werden. Das Datum kann verändert werden. Die Belegnr. wird von der Atlatos Expense Engine generiert. Der Gesamtpreis kann in jeder Währung angegeben werden, dabei wird der Kurs von dem Abrechnungstag zur Berechnung des Euro-Wertes herangezogen. Alternativ kann auch ein eigener Kurs eingetragen werden.

Das Feld „Vorauszahlung des Unternehmens“ bedeutet, dass der Betrag zwar in die Gesamtkosten der Abrechnung einkalkuliert wird, aber nicht in den Erstattungsbetrag des Mitarbeiters. Bei Atlatos-Buchungen, die z.B. mit einer Reisestellenkarte des Unternehmens bezahlt wurden, ist die Vorauszahlung des Unternehmens bereits im Vorfeld aktiviert.

Es kann eine Bemerkung eingegeben werden. Diese wird auf dem Buchungs-PDF aufgeführt.

Bei „Fahrtkosten“ können die Kilometer und das Kennzeichen eingegeben werden. Es wird die jeweils gültige Fahrtkostenpauschale berechnet.

Bei den Verpflegungspauschalen können diese sowie die Übernachtungspauschale aktiviert werden. Alle durch den Arbeitgeber kostenfrei zur Verfügung gestellten Mahlzeiten sind in der jeweiligen Checkbox zu markieren. Die Verpflegungspauschale wird nach dem Abrechnungsrecht prozentual gekürzt. Die Reisezeiten für die jeweiligen Reisetage können angepasst werden – genauso das Reiseland – hier ist das Land anzugeben, in dem sich der Reisende um 24 Uhr befunden hat.

Unter „Vorschüssen“ kann angegeben werden, welchen Betrag der Mitarbeiter wann vom Unternehmen in welcher Währung erhalten hat. Dieser Wert wird dann in der Abrechnung von dem Erstattungsbetrag reduziert. Der Vorschuss wird ebenso als Buchungszeile in dem RKA-Export mit dem hinterlegten Konto aufgeführt.

Es können zu der Reiseabrechnung beliebig viele Bewirtungen hinzugefügt werden. Hierbei kann der Tag, der Ort und Anlass der Bewirtung hinterlegt werden.

Die Höhe der Aufwendungen können in jeder Währung angegeben werden. Eine Unterscheidung zwischen internen und Veranstaltungen mit externen Personen ist möglich und für jede Option wird ein zugehöriges Konto angesprochen.

Wenn alle Belege hinzugefügt sind, kann mit Klick auf „PDF-Nachweis“ eine vorläufige Reisekosten-abrechnung kontrolliert und je nach Unternehmensanforderung an die interne Reisekostenabrechnungsstelle weitergeleitet werden. Für den elektronischen Workflow kann der Mitarbeiter diese zur Genehmigung „Weiterleiten“.

Es ist aufgeführt wer die Abrechnung zur Genehmigung im ersten Schritt erhält. Achtung: Es sind nur die ersten Genehmiger aufgeführt.

Achtung:

Genehmigungsvariante: Über Atlatos kann auch eingestellt werden, dass der 1. Genehmiger vom Reisenden aus einem Pool ausgewählt werden kann. Dann ist erst eine Auswahl des Genehmigers erforderlich.