Bewirtungen abrechnen

Bei Erstellung einer Reisekostenabrechnung kann der Reisende über den Reiter Bewirtung seine Bewirtungsbelege erfassen und hochladen. Dabei werden alle relevanten Daten in Pflichtfeldern abgefragt. Gibt der Reisende keinen Wert in einem Pflichtfeld ein, kann der Bewirtungsbeleg nicht abgespeichert werden und es erscheint eine Fehlermeldung.

In den Einstellungen zur Reisekostenabrechnung kann festgelegt werden, ob der Reisende bei jeder Erfassung eines Bewirtungsbelegs einen Beleg (Foto, Scan) hochladen muss. Ist diese Funktion aktiv, erscheint ebenfalls eine Fehlermeldung, wenn kein Beleg hochgeladen wurde.

Es können zu der Reiseabrechnung beliebig viele Bewirtungen hinzugefügt werden. Hierbei kann der Tag der Bewirtung (1), die Höhe der Aufwendung (2), die Währung (3) und die Höhe des Trinkgeldes (5) angegeben werden. Die Belegnummer (4) wird systemtechnisch generiert. Zudem kann der Steuerschlüssel (6) ausgewählt werden (wenn dies entsprechend konfiguriert wird) und der Ort der Bewirtung (7) und Anlass der Bewirtung (8) hinterlegt werden. Weiter kann ausgewählt werden, ob es sich um eine interne (9) oder externe Bewirtung handelt. Bei Bedarf ist es möglich, einen Anhang beizufügen (10). Zuletzt werden noch die Daten der Teilnehmer angegeben (11).

Wissenswertes zu Bewirtungen

1. Was sind Bewirtungen?

Bewirtungskosten sind nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln und können entweder in voller Höhe, nur zum Teil oder überhaupt nicht abzugsfähig sein. Zu den Bewirtungskosten gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen und im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel Trinkgelder.

Keine Bewirtungen sind aber nach den Einkommensteuerrichtlinien die üblichen Gesten der Höflichkeit, wie z. B. Kaffee und Kekse bei einer betrieblichen Besprechung.

2. Was sind betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen?

Nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) sind betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen, die nicht geschäftlich bedingt sind, die Kosten für die Bewirtung eigener Arbeitnehmer. Diese können als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuermindernd berücksichtigt werden, ebenso wie die hiermit verbundenen Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengebühr).

Sobald der Reisende in Atlatos bei Bewirtung angibt, dass interne Teilnehmer bewirtet wurden, so wird automatisch das Konto interne Bewirtung angesprochen, welches dann hinterher buchhalterisch zu 100 % als Betriebskosten angerechnet werden.

3. Was sind geschäftlich veranlasste Bewirtungsaufwendungen?

Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden bzw. potentiellen Geschäftsfreunden. Als Geschäftsfreunde gelten Personen, mit denen Geschäfte abgeschlossen oder angebahnt werden sollen, einschließlich deren teilnehmende Arbeitnehmer, also z. B. Kunden, steuerliche und rechtliche Berater und Lieferanten. Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs, zum Beispiel im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, ist geschäftlich veranlasst. Von geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten können nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 Prozent der durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtungskosten, die angemessen sein müssen, steuermindernd berücksichtigt werden. Da den Bewirtungskosten auch Trinkgelder zuzurechnen sind, gilt hierfür auch die Einschränkung des Betriebsausgabenabzugs.

Atlatos stellt für diese prozentuale Aufteilung eine Funktion zur Verfügung. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie im Beitrag „Bewirtungskosten nach 70:30 aufgesplittet".