Einrichtung von Reiserichtlinien

Um die Buchungsmöglichkeiten der Reisenden einzuschränken, gibt es die Möglichkeit, Reiserichtlinien zu definieren.

Über → Administration → Reiserichtlinien

Können Sie mit Klick auf „Anlegen“ Reiserichtlinien einrichten. Für das Unternehmen kann für alle Mitarbeiter eine Reiserichtlinie, oder auf Abteilungs- bzw. Mitarbeiter-Ebene unterschiedliche Richtlinien hinterlegt werden.

Bitte beachten Sie, dass eine Reiserichtlinie erst aktiv ist, wenn diese über Niederlassungen, Abteilungen oder Mitarbeiter entsprechend zugeordnet worden ist.

Wenn Sie eine Reiserichtlinie für eine Abteilung anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Legen Sie eine neue Reiserichtlinie an

2. Benennen Sie die Reiserichtlinie

3. Legen Sie die Einschränkungen für Hotel und/oder Flug, Mietwagen sowie Bahn fest

4. Speichern Sie die Richtlinie

5. Wählen sie unter → Administration → Abteilungen die gewünschte Abteilung aus

6. Ordnen Sie der gewünschten Abteilung die oben benannte Reiserichtlinie zu

(→ Administration → Abteilung → Abteilung ändern)

Anlegen einer Reiserichtlinie mit der Einstellung „Reiseantrag erforderlich“:

Zunächst können Sie der Reiserichtlinie einen Namen geben wie z.B.: „Reiserichtlinie_Auszu-bildende“. Dann aktivieren Sie z.B. den Punkt „Allgemein“ - der Bereich wechselt die Farbe von grau auf weiß. Nun können Sie optional ein Reisebudget vergeben, welches pro Monat, Quartal oder Jahr gilt. Es wird nun definiert, ob der Auszubildende Reisen nicht direkt buchen kann und vorab ein Reiseantrag notwendig ist. Zudem besteht die Möglichkeit, ein Limit festzulegen, ab dem ein RKA Richtlinienverstoß begangen wird.

Für das Flug-Buchungsmodul können folgende Parameter festgelegt werden:

• Erst ab einer Flugzeit von X Std. kann ein Flug gebucht werden

• Der Mitarbeiter darf keine Business Klasse bei Inlandsflügen buchen

• Die Business Klasse kann bei Auslandsflügen gebucht werden

• Die Business Klasse kann erst ab X Std. Gesamtflugzeit

• Es ist immer der günstigste Flug zu buchen

• Der gebuchte Flug kann nur um X % teurer sein, als der günstigste zum Zeitpunkt verfügbare Flug

• Der gebuchte Flug darf nicht mehr als X Euro kosten

• Für die Darstellung der Suchergebnisse können Sie auch bei der Reiserichtlinie für Flug zwischen den Optionen „filtern“ und „markieren“ wählen. Die Option „filtern“ zeigt keine Ergebnisse an, die der Reiserichtlinie widersprechen. Wenn Sie „markieren“ wählen, werden die Ergebnisse außerhalb der Reiserichtlinie rot markiert und bei der Buchung ist eine Bemerkung für die Buchung erforderlich. Zudem ist es möglich, dass Angebote mit Reiserichtlinien-Verstößen nur durch Dritte (Buchungsberechtigte) getätigt werden dürfen.

Weiterhin können Sie den Reisenden umbuchbare Tarife bzw. Tarife mit Gepäck empfehlen und die Möglichkeiten bieten, kostenpflichtige Sitzplätze zu buchen.

Für das Hotel-Buchungsmodul können folgende Parameter festgelegt werden:

• Die allgemeine Preisgrenze pro Hotelnacht liegt bei X € für Deutschland (oder im Ausland)

• Definition von Preisgrenzen nach Einwohner-Kategorien für Deutschland z.B. die Preisgrenze bei Ortschaften mit weniger als 50.000 Einwohner liegt bei X €

• Es können nur Best-Buy-Angebot gebucht werden

• Es können nur Hotel bis X Sterne gebucht werden

• Es dürfen keine Prepaid-Raten gebucht werden

Für die Darstellung der Suchergebnisse können Sie zwischen den Optionen „filtern“ und „markieren“ wählen. Die Option „filtern“ zeigt keine Ergebnisse an, die der Reiserichtlinie widersprechen. Wenn Sie „markieren“ wählen, werden die Ergebnisse außerhalb der Reiserichtlinie rot markiert und es muss bei der Buchung eine Bemerkung für die Buchung angegeben werden.

Für das Mietwagen-Buchungsmodul können folgende Parameter festgelegt werden:

• Der Mitarbeiter darf keinen Mietwagen buchen

• Die Kosten für den Mietwagen dürfen pro Tag maximal X € betragen
• Ein Mietwagen darf bei mehreren Mitfahrern max. X € kosten
• Ein Mietwagen darf nur bei spezifischen Anbietern gebucht werden
• Dem Mitarbeiter steht bei Alleinreise Fahrzeugklasse X zur Verfügung
• Bei mehr als einem Reisenden darf die Fahrzeugklasse X gebucht werden
• Es dürfen nur Best-Buy-Angebote gebucht werden
• Der gebuchte Mietwagen darf um X% teurer sein als der günstigste Mietwagen

Die Reiserichtlinien können von dem Berechtigten jeder Zeit geändert werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass eine offene Kommunikation an die Mitarbeiter sehr wichtig ist.

Für das Bahn-Buchungsmodul können folgende Parameter festgelegt werden:

• Der Mitarbeiter darf keine 1. Klasse buchen

• Die Buchung von Sparpreisen ist nicht erlaubt
• Die Buchung von einer Bahncard ist nicht erlaubt

Um die erstellte Reiserichtlinie zu speichern, klicken Sie auf den Button „Speichern“.