Stammdaten-Import

Firmenkunden können Stammdaten über eine csv-Schnittstelle automatisiert in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich) aktualisieren. Über einen gesicherten sFTP-Zugang, der von Atlatos bereitgestellt wird, werden die Daten ausgetauscht. Über die csv-Datei kann der Zugangsdatenversand bei der Neuanlage eines Mitarbeiters gesteuert werden, wie auch der Deaktivierung oder Löschung von einzelnen Mitarbeitern. In der Vorlage „EinrichtungAtlatoscsvImport_jan2019“ ist die Struktur der csv- Datei abgebildet. Format der Datei: UTF-8, Kommagetrennt oder Semikolongetrennt. 

Grundsätzlich gilt, dass zu jedem Datensatz ein Abgleich zu den in Atlatos hinterlegten Daten erfolgt. Ist in der eingespielten csv-Datei die Kostenstelle unterschiedlich zu der in dem Atlatos Profi Traveller aufgeführten Kostenstelle, wird diese abgeändert. Die csv-Datei des Kunden ist somit das führende System.

Manuelle Änderungen von Reisenden werden überschrieben, sofern das Feld in der csv-Datei gepflegt ist.

Beachten Sie auch die Dateistruktur in der csv-Datei im Anhang.

 Den Flyer zum Angebot finden Sie unten im Anhang.

Häufig gestellte Frage zum Stammdaten-Import:

1. Ist es besser immer nur die Datensätze mit Änderungen zu liefern oder alle Datensätze der Mitarbeiter?

Für Atlatos spielt es keine Rolle, ob nur die Änderungen oder alle Datensätze geliefert werden. In vielen Fällen ist es für das Unternehmen einfacher, alle Datensätze zu liefern. Wird ein User über mehrere Tage mit dem Kennzeichen "L" für zu löschen gesendet, so wird dieser Datensatz bei der ersten Lieferung gelöscht und bei der 2. Datenanlieferung wird dieser Löschauftrag nicht ausgeführt, da der Datensatz nicht mehr existiert und entsprechend im Fehlerreport aufgeführt. Auch wenn einzelne Datensätze nicht mehr verarbeitet werden können (da die Löschung beispielsweise schon stattgefunden hat), werden die restlichen Datensätze vollständig abgearbeitet.

2. Als Unternehmen wollen wir nur die Pflichtfelder übergeben. Reicht eine Datei mit den entsprechenden Pflichtfeldern?

Nein. Die Import-Datei benötigt alle geforderten Spalten und die Informationen der Pflichtfelder sind in der jeweiligen Spalte einzutragen. Alle anderen Felder können leer übergeben werden. Eine Datei mit einer geringeren Anzahl an Spalten kann nicht bearbeitet werden.

3. Welchen Benutzernamen können Sie empfehlen?

Wir haben als Atlatos keine speziellen Anforderungen für einen Benutzernamen, nur dass dieser pro Mitarbeiter eindeutig ist. Für den Stammdaten-Import empfiehlt es sich nicht die E-Mail Adresse oder Vorname. Nachname zu verwenden, da der Benutzername bei jeder Hochzeit / Scheidung geändert werden müßte. Der Mitarbeiter müßte in diesem Fall neue Zugangsdaten erhalten oder der Benutzername wird über die Schnittstelle geändert (siehe Frage 5).

Ist ein Single Sign-On Verfahren gewünscht, ist bei der Wahl des Benutzernamens zu beachten, dass dieser Wert auch bei dem gewählte Authentifizierungsserver wie dem ADFS vorhanden ist.

Wird kein Single-Sign-On verwendet, ist ein Benutzername zu empfehlen, den der Mitarbeiter selbst kennt.

Wird doch die E-Mail-Adresse verwendet, sollte bei dem Stammdaten-Import die Funktion zur Änderung des Benutzernamens genutzt werden.

4. Was ist bei dem Datenfeld Niederlassung zu beachten?
 

In dem Feld der Niederlassung ist der Name der Gesellschaft in Atlatos zu übergeben. Beispiel: Mustermann KG oder Mustermann Tochtergeselslchaft 1 GmbH & Co KG. Die Angabe von firmenspezifischen ID ist derzeit nicht möglich.

5. Wie kann ein Benutzername geändert werden?

Bei Änderung eines Benutzernamen ist in der zweiten Spalte unter Benutzername der neue und alte Benutzername in folgender Form zu übergeben:

Übergabe bei einer Komma-getrennten Datei:

<neuer Benutzername>;<alter Benutzername>

Übergabe bei einer Semikolon-getrennten Datei:

<neuer Benutzername>,<alter Benutzername>

6. Was passiert, wenn Felder nicht befüllt werden? Werden manuell hinterlegte Daten gelöscht?

Werden Datenfelder über den Import nicht befüllt, so werden diese NICHT überschrieben. So können z.B. Vielfliegernummer selbst vom Reisenden hinterlegt werden und dieser werden nicht über den Import überschrieben. Ändert der Reisende manuell die Kostenstelle und diese wird im Import übermittelt, so wird die manuelle Änderung des Reisenden überschrieben.

7. Kann ein Fehlerreport für den täglichen Import geliefert werden?

Ja, per Mail kann an die gewünschten Personen ein Fehlerreport zugestellt werden. Die gewünschten Personen werden bei Einrichtung des Stammdatenimportes von Atlatos hinterlegt. Der Fehlerreport listet auf, aus welchen Gründen ein Datensatz (z.B. fehlende E-Mailsadresse) nicht angelegt werden kann. Werden einzelne Datensätze aufgrund fehlder Daten nicht verarbeitet, werden dennoch alle folgenden korrekten Datensätze importiert.