Firmenkunden können Stammdaten über eine csv-Schnittstelle automatisiert in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich) aktualisieren. Über einen gesicherten sFTP-Zugang, der von Atlatos bereitgestellt wird, werden die Daten ausgetauscht. Über die csv-Datei kann der Zugangsdatenversand bei der Neuanlage eines Mitarbeiters gesteuert werden, wie auch der Deaktivierung oder Löschung von einzelnen Mitarbeitern. In der Vorlage „EinrichtungAtlatoscsvImport_jan2019“ ist die Struktur der csv- Datei abgebildet. Format der Datei: ISO-8859-1, Kommagetrennt oder Semikolongetrennt.
Grundsätzlich gilt, dass zu jedem Datensatz ein Abgleich zu den in Atlatos hinterlegten Daten erfolgt. Ist in der eingespielten csv-Datei die Kostenstelle unterschiedlich zu der in dem Atlatos Profi Traveller aufgeführten Kostenstelle, wird diese abgeändert. Die csv-Datei des Kunden ist somit das führende System.
Manuelle Änderungen von Reisenden werden überschrieben, sofern das Feld in der csv-Datei gepflegt ist.
Beachten Sie auch die Dateistruktur in der csv-Datei im Anhang.
Feldbezeichnung
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Beschreibung
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Auswahlelemente
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Pflichtfeld
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Feldlänge
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Indikator
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Über das Feld Indikator wird gesteuert, ob der Mitarbeiter gelöscht, inaktiv oder aktiv ist.
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M: aktiver Mitarbeiter, Zugangsversand bei Neuanlage oder Niederlassungswechsel
N: aktiver Mitarbeiter, kein Zugangsversand
Z: aktiver Mitarbeiter, Zugangsversand (auch ohne Neuanlage)
I: Inaktiver Mitarbeiter
P: Passiver Mitarbeiter für den gebucht werden kann, der sich jedoch nicht im System anmelden kann
L: Mitarbeiter wird gelöscht
IL=dd.MM.yyyy = Mitarbeiter wird auf inaktiv gesetzt und zum angegeben Datum gelöscht
S: Profilsynchronisation zum Reisebüro wird angestossen, ohne Übernahme von Profiländerungen
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Ja
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13
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Benutzername
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Der Benutzername ist die eindeutige ID des Mitarbeiters im Unternehmen, die im Atlatos Profi Traveller auch als Primary Key geführt wird. Es ist zu empfehlen die E-Mail-Adresse oder die Personalnr des Reisenden zu verwenden. Ist die Personalnr eindeutig ist diese von Vorteil, da im Falle einer Namensänderung keine Änderung des Benutzernamens erforderlich ist. Sofern kein Single Sign-On Verfahren genutzt wird, ist die Eingabe des Benutzernamens bei dem Login erforderlich. Kennen die Mitarbeiter im Unternehmen ihre Personalnr. nur selten, so ist die E-Mail-Adresse zu bevorzugen.
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Firmenspezifischer Wert
Achtung:
Erlaubte Zeichen in Benutzernamen: Buchstaben, Zahlen und die Sonderzeichen _-@+!#~
Mit einem Leerzeichen Im Benutzernamen kann der User keine URL speichern, bei der der Benutzername bereits ausgefüllt ist.
Wechsel des Benutzernamens:
"neuer Benutzername;alter Benutzername"
(Ist die Datei Semikolon-getrennt: "neuer Benutzername,alter Benutzername")
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Ja
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100
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Anrede
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Anrede des Reisenden
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- "Frau" oder "Herr"
- "NONE-Mr": Keine Angabe & Alternative Anrede "Herr"
- "NONE-Ms": Keine Angabe & Alternative Anrede "Frau"
- "NONE" ohne Zusatz: Alternative Anrede "Frau"
- Leere Anrede bei Neuanlage: "Frau"
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Ja
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4
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Titel
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Titel des Reisenden
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Die Übergabewerte sind: Dr., Prof. etc. - dieser Wert ist optional
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Nein
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75
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Vorname
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Vorname/n des Reisenden
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Textfeld
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Ja
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255
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Nachname
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Nachname des Reisenden
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Textfeld
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Ja
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255
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Niederlassung
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Hier ist die zugehörige Gesellschaft der Reisenden, die auch der Rechnungsanschrift entspricht, anzugeben. Bitte beachten Sie, dass die Niederlassung bereits in Atlatos angelegt sein muss. Wird ein Datensatz mit einer unbekannten Gesellschaft geliefert, so wird dieser Datensatz ignoriert.
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firmenspezifischer Wert
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Ja
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255
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Abteilung
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Abteilung des Reisenden
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firmenspezifischer Wert
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Ja
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255
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Telefon
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Telefonnummer des Reisenden
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Telefonnummer mit Ländervorwahl z.B.: +49 6431 212498 (wird die Ländervorwahl nicht gesetzt, wird automatisch +49 gewählt)
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nein, jedoch
im Buchungs-
prozess
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100
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Mobil
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Handynummer des Reisenden
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Handynummer mit Ländervorwahl z.B.: +49 6431 212498 (wird die Ländervorwahl nicht gesetzt, wird automatisch +49 gewählt)
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Nein
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30
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E-Mail
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E-Mail Adresse des Reisenden
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E-Mail Format Beispiel: xxxx@xxxx.xx
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Ja
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75
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Fax
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Faxnummer des Reisenden
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Faxnummer mit Ländervorwahl z.B.: +49 6431 212498 (wird die Ländervorwahl nicht gesetzt, wird automatisch +49 gewählt)
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Nein
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30
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Kostenstelle
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Kostenstelle des Reisenden oder der alternativ genutzte Inhalt für das Feld des Unternehmens (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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30
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Geburtstag
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Geburtstag des Reisenden
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tt.mm.yyyy
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Nein
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14
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Bahncard-Typ
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BahnCard-Typ
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BC[BahnCard]2[Klasse]100[Art] Mögliche Werte: BCB225 - BahnCard Business 2 Klasse 25% BCB250 - BahnCard Business 2 Klasse 50% BCB125 - BahnCard Business 1. Klasse 25% BCB150 - BahnCard Business 1. Klasse 50% BC225 - BahnCard Privat 2. Klasse 25% BC250 - BahnCard Privat 2. Klasse 50% BC2100 - BahnCard Privat 2. Klasse 100% BC125 - BahnCard Privat 1. Klasse 25% BC150 - BahnCard Privat 1. Klasse 50% BC1100 - BahnCard Privat 1. Klasse 100%
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Nein
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6
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Bahncard-Nummer
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Bahncard-Nummer des Reisenden
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16-stellige Nummer
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Nein
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16
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Bahncard-Gültigkeit
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Gültigkeit der BahnCard-Nummer
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tt.mm.yyyy
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Nein
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2 /10 / 10
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Vielfliegernummer
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Vielflieger-Nummer des Reisenden - die Übertragung erfolgt über den 2stelligen Airline-Code und der Nummer der Vielfliegerkarte
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[#KENNUNG#-#NUMBER#;#KENNUNG#-#NUMBER#;....]
Beispiel Lufthansa Miles&More: 100-123412341234
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Nein
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9
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PersonalNr
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Personalnummer des Reisenden der alternativ genutzte Inhalt für das Feld des Unternehmens (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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75
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Interner Account
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Interner Account des Reisenden der alternativ genutzte Inhalt für das Feld des Unternehmens (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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75
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ProjektNr
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Projekt-Nummer des Reisenden oder der alternativ genutzte Inhalt für das Feld des Unternehmens (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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75
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AuftragsNr
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Auftragsnummer oder der alternativ genutze Inhalt für das Feld des Unternehmen (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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75
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AktionsNr
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Aktionsnummer oder der alternativ genutze Inhalt für das Feld des Unternehmen (Firmenspezifischer Wert)
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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75
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Bahn-Abteil
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Gewünschtes Bahn Abteil
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cmp - Abteil wgn - Großraumwagon tbl - Sitz mit Tisch
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Nein
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Vorgabe-wert
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Bahn-Sitzplatz
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Gewünschte Sitzplatz-Art
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win - Fensterplatz ail - Gang
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Nein
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Vorgabe-wert
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Flug-Mahlzeit
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derzeit nicht vergeben
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Nein
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Vorgabe-wert
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Flug-Sitzplatz
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Gewünschte Sitzplatz-Art
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win - Fensterplatz ail - Gang
|
Nein
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Vorgabe-wert
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Bev. Mietwagen-anbieter
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derzeit nicht in Verwendung
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Nein
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Nichtraucher Hotel
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Nichtraucher-Zimmer gewünscht
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Angabe Raucher (=false) oder Nichtraucher (=true)
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Nein
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Vorgabe-wert
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PersonalausweisNr
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Nummer des Ausweises des Reisenden
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Alphanummerischer Wert
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Nein
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255
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Personalausweis Gültigkeit
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Gültigkeit des Personalausweises
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tt.mm.yyyy
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Nein
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Personalausweis Geburtsdatum
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Geburtstag
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tt.mm.yyyy
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Nein
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BIC
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BIC des Reisenden
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Alphanummerischer Wert
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Nein
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11
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IBAN
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IBAN des Reisenden
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Alphanummerischer Wert
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Nein
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34
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EC Gültigkeit(Jahr)
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Jahr der EC-Gültigkeit
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yyyy
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Nein
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2 /10 / 10
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Kreditkarte Gültigkeit
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Monat und Jahr des Kreditkartengültigkeit
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mm.yyyy
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Nein
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2 /10 / 10
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Kreditkarte Nummer
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Anbieter der Kreditkarte und Nummer der Kreditkarte
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Kreditkartencode-Kreditkartennummer Beispiel: 420000000000000 Übergebener Wert 11-420000000000000 Code von Kreditkartenanbietern: 10=American Express 11=Visa 12=Mastercard 14=Diners Club 26= AirPlus Credit Card
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Nein
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64
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Reiserichtlinie
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Angabe der Reiserichtlinie des Unternehmens. Bitte den genauen Wert des firmenspezifischen Richtliniennamens in Atlatos angeben
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firmenspezifischer Wert
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Nein
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Sprache
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Sprache des Reisenden
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2stelliger Sprachcode z.B.: DE
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Nein
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5
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Passwort
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standardmäßig deaktiviert
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kann nicht genutzt werden (nur SSO spezifisch)
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Nein
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255
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YNodeID/FacesID
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standardmäßig deaktiviert
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ID-Wird durch die Profilsynchronisation des Reisebüros vergeben
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Nein
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11
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Gruppenrecht
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Rolle des Users - wird keine Rolle angegeben, wird der User automatisch als Reisende/r angelegt. Es können die Bezeichnungen der firmenspezifischen Rollen übergeben werden
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firmenspezifischer Wert z.B. Reisende/r, Buchende/r, Travel Manage/r
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Nein
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255
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PLACEHOLDER_4
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derzeit nicht vergeben
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Nein
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Berechtigte
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Übergabe des Buchungs- oder Reportingrechte, Genehmiger für Reiseanträge oder Reiseabrechnungen: Mit der Option Mode kann ausgewählt werden, ob sich das Genehmigungsrecht auf den Reiseantrag, die Reisekostenabrechnung, die Reisebuchung oder auf das Reporting bezieht:
MODE (optional) ra / rka / book oder report ra= Genehmiger für Reiseanträge rka= Genehmiger für Reiseabrechnungen book= Buchungsrecht report= Reportingrechte
Wenn kein Mode ausgewählt wird, ist automatisch der Mode ra gewählt.
USER Bei dem User handelt es sich um den Atlatos-Benutzernamen.
LEVEL(optional) Bei dem Level (nur für Reiseanträge und Reiseabrechnungen möglich) handelt es sich um die Stufe des Genehmigers. Level 1 ist damit der erste Genehmiger und Level 2 der zweite Genehmiger, der den Reiseantrag oder die Abrechnung nach Genehmigung des ersten Genehmigers zur Freigabe erhält. Wenn kein Level angegeben wurde, handelt es sich immer um Level 1. Zu beachten: Usernamen dürfen keine "(" im Namen enthalten.
VERTRETUNG
Steht vor der der Genehmigungsstufe ein v, handelt es sich um einen Vertreter.
REMOVE
Ermöglicht die Löschung von ALLEN angelegten Rechten auf Mitarbeiterebene für die gewählten Mode + User.
Achtung: Betrifft ebenfalls manuell angelegte Rechte.
MEHRERE RECHTE
Mehrere Rechte können je nach Trennzeichen mit Komma oder Semikolon aufgezählt werden.
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MODE_BENUTZERNAME (LEVEL)
Beispiel 1:
book_BENUTZERNAME book_001234 (Der User mit dem Benutzer 001234 hat das Buchungsrecht für den Reisenden)
Beispiel 2: rka_BENUTZERNAME(2) rka_001551(2) (2. Genehmiger des Reisenden ist der User mit dem Benutzernamen 001551)
Beispiel 3:
ra_BENUTZERNAME(v2)
ra_001551(v2)
(Vertretung für den Genehmiger des Reiseantrags auf zweiter Stufe)
Beispiel 4:
book_remove;rka_remove
(Alle Buchungs- und Genehmigungsrechte für Abrechnungen auf personenbezogener Ebene/ Mitarbeiterebene werden für den User der entsprechenden Zeile entfernt)
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Nein
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Vorgabe-wert
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PLACEHOLDER_6
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derzeit nicht vergeben
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Nein
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PLACEHOLDER_7
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derzeit nicht vergeben
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Nein
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PLACEHOLDER_8
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derzeit nicht vergeben
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|
Nein
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Den Flyer zum Angebot finden Sie unten im Anhang.
Häufig gestellte Frage zum Stammdaten-Import:
1. Ist es besser immer nur die Datensätze mit Änderungen zu liefern oder alle Datensätze der Mitarbeiter?
Für Atlatos spielt es keine Rolle, ob nur die Änderungen oder alle Datensätze geliefert werden. In vielen Fällen ist es für das Unternehmen einfacher, alle Datensätze zu liefern. Wird ein User über mehrere Tage mit dem Kennzeichen "L" für zu löschen gesendet, so wird dieser Datensatz bei der ersten Lieferung gelöscht und bei der 2. Datenanlieferung wird dieser Löschauftrag nicht ausgeführt, da der Datensatz nicht mehr existiert und entsprechend im Fehlerreport aufgeführt. Auch wenn einzelne Datensätze nicht mehr verarbeitet werden können (da die Löschung beispielsweise schon stattgefunden hat), werden die restlichen Datensätze vollständig abgearbeitet.
2. Als Unternehmen wollen wir nur die Pflichtfelder übergeben. Reicht eine Datei mit den entsprechenden Pflichtfeldern?
Nein. Die Import-Datei benötigt alle geforderten Spalten und die Informationen der Pflichtfelder sind in der jeweiligen Spalte einzutragen. Alle anderen Felder können leer übergeben werden. Eine Datei mit einer geringeren Anzahl an Spalten kann nicht bearbeitet werden.
3. Welchen Benutzernamen können Sie empfehlen?
Wir haben als Atlatos keine speziellen Anforderungen für einen Benutzernamen, nur dass dieser pro Mitarbeiter eindeutig ist. Für den Stammdaten-Import empfiehlt es sich nicht die E-Mail Adresse oder Vorname. Nachname zu verwenden, da der Benutzername bei jeder Hochzeit / Scheidung geändert werden müßte. Der Mitarbeiter müßte in diesem Fall neue Zugangsdaten erhalten oder der Benutzername wird über die Schnittstelle geändert (siehe Frage 5).
Ist ein Single Sign-On Verfahren gewünscht, ist bei der Wahl des Benutzernamens zu beachten, dass dieser Wert auch bei dem gewählte Authentifizierungsserver wie dem ADFS vorhanden ist.
Wird kein Single-Sign-On verwendet, ist ein Benutzername zu empfehlen, den der Mitarbeiter selbst kennt.
Wird doch die E-Mail-Adresse verwendet, sollte bei dem Stammdaten-Import die Funktion zur Änderung des Benutzernamens genutzt werden.
4. Was ist bei dem Datenfeld Niederlassung zu beachten?
In dem Feld der Niederlassung ist der Name der Gesellschaft in Atlatos zu übergeben. Beispiel: Mustermann KG oder Mustermann Tochtergeselslchaft 1 GmbH & Co KG. Die Angabe von firmenspezifischen ID ist derzeit nicht möglich.
5. Wie kann ein Benutzername geändert werden?
Bei Änderung eines Benutzernamen ist in der zweiten Spalte unter Benutzername der neue und alte Benutzername in folgender Form zu übergeben:
Übergabe bei einer Komma-getrennten Datei:
<neuer Benutzername>;<alter Benutzername>
Übergabe bei einer Semikolon-getrennten Datei:
<neuer Benutzername>,<alter Benutzername>
6. Was passiert, wenn Felder nicht befüllt werden? Werden manuell hinterlegte Daten gelöscht?
Werden Datenfelder über den Import nicht befüllt, so werden diese NICHT überschrieben. So können z.B. Vielfliegernummer selbst vom Reisenden hinterlegt werden und dieser werden nicht über den Import überschrieben. Ändert der Reisende manuell die Kostenstelle und diese wird im Import übermittelt, so wird die manuelle Änderung des Reisenden überschrieben.
7. Kann ein Fehlerreport für den täglichen Import geliefert werden?
Ja, per Mail kann an die gewünschten Personen ein Fehlerreport zugestellt werden. Die gewünschten Personen werden bei Einrichtung des Stammdatenimportes von Atlatos hinterlegt. Der Fehlerreport listet auf, aus welchen Gründen ein Datensatz (z.B. fehlende E-Mailsadresse) nicht angelegt werden kann. Werden einzelne Datensätze aufgrund fehlder Daten nicht verarbeitet, werden dennoch alle folgenden korrekten Datensätze importiert.
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