17. Mitarbeiter/Reisende anlegen

voraussetzung für das Hinzufügen von Mitarbeitern:

Abteilungen und die gewünschte Niederlassung müssen bereits angelegt sein. Außerdem ist das Administrationsrecht zur Anlage von Mitarbeitern erforderlich. 

Über → Administration → Mitarbeiter 

Klicken Sie auf „Mitarbeiter anlegen“. Über diesen Menüpunkt können Sie auch nach Mitarbeitern suchen und deren Daten verändern. 

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, wählen Sie eine Niederlassung aus, der jener Mitarbeiter angehören soll.

Wichtige Informationen für die Einrichtung von Mitarbeitern:

1. Bitte tragen Sie unter dem Benutzernamen je nach Unternehmensvorgabe die E-Mail-Adresse oder Personalnr. des Reisenden ein (Benutzernamen sollten im Unternehmen einheitlich eingerichtet sein).
2. Sollte die zugehörige Abteilung noch nicht angelegt sein, legen Sie diese unter

→ Administration → Abteilungen an.

3. Tragen Sie die Stammdaten des Reisenden (Vor- und Nachname, Abteilung, E-Mail, Telefonnr.) ein.
4. Tragen Sie die Kostenstelle des Mitarbeiters unter den Zusatzdaten ein.
5. Sehr wichtig: Wählen Sie unter dem Feld „Berechtigung“ den „Reisenden“ aus.
6. Im Idealfall tragen Sie bereits die Personalausweisnr., Gültigkeit und Geburtsdatum oder die BahnCard-Nr. mit Gültigkeit ein, da so automatisch die Identifizierung für die Bahnfahrten eingerichtet ist.
7. Tragen Sie alle Vornamen des Reisenden ein – diese sind bei Buchungen in die USA (oder Flügen, die den US-Flugraum überqueren) von besonderer Wichtigkeit.
8. Optional können Sie Reisepräferenzen und Vielfliegernr. hinterlegen.

Mit Auswahl der Niederlassung und der Abteilung erscheint noch ein zusätzliches Feld „Berechtigung“, bei dem Sie die Auswahl treffen können, ob ein Mitarbeiter einer Benutzergruppe angehört bzw. über eine spezielle Rolle verfügt.

Um dem Mitarbeitenden eine Reiserichtline zuordnen zu können, muss das Profil einmal gespeichert werden, erst dann ist die Auswahl der Reiserichtlinie möglich.

Hinweis: Zusatzdaten wie Kostenstelle, die vorab als Pflichtfeld definiert wurden,  müssen nicht zwingend bei Anlage eines Profils befüllt sein. Sie sind aber notwendig, sobald eine Buchung abgeschlossen wird. Das Feld kann im Buchungsprozess befüllt werden. Wir empfehlen, dass jeder Reisende vor Buchung in seinem Profil schaut, ob alle notwendigen Daten befüllt sind.