16. Erstellung einer Reisekostenabrechnung

In dieser Kurzanleitung erklären wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe der Atlatos Expense Engine einfach Ihre Reisen abrechnen können.

Über → Meine Daten → Reisekostenabrechnung

können Sie Reisen einfach abrechnen.

Möchten Sie eine Reise mit Belegen abrechnen, zu denen keine Buchung im Atlatos Profi Traveller existiert, fahren Sie mit Option 2 „Manuelle Reisekostenabrechnung“ fort. Möchten Sie für Kollegen/innen eine Reisekostenabrechnung tätigen, wählen Sie bitte vor Erstellung der Reisekostenabrechnung über → Travel Management → Team-Buchung den entsprechenden Reisenden aus. Anschließend gehen Sie auf → Meine Daten → Reisekostenabrechnung.

Option 1: Reisekostenabrechnung von Reiseleistungen mit Buchung über Atlatos

1. Wählen Sie mit Klick auf das Auswahlkästchen einen oder mehrere Bausteine aus, die Sie abrechnen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button „Auswählen“ am Ende der Seite.
2. Anschließend geben Sie, wenn nicht schon ausgefüllt, die Kostenstelle und ggfls. eine Bemerkung zur Reise an.
3. Sollten sich Ihre Reisezeiten und der Reisegrund geändert haben, klicken Sie auf Reisegrund/Reisezeiten und ändern diese ab.
4. Anschließend geben Sie zusätzliche Belege ein. Hierbei ist das Datum und die Spesenart sowie der Preis wichtig.

 5. Bei angefallenen Fahrtkosten für den Privat-PKW geben Sie die gefahrenen Kilometer an.

6. Sollte Ihnen eine Verpflegungs- oder Unterkunftspauschale zustehen, klicken Sie das entsprechende Auswahlfeld unter „Tagesangaben“ an. Geben Sie nun an, ob Sie bei Auszahlung von Verpflegungspauschalen kostenfreie bzw. vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten beansprucht haben. Sollten Sie kostenfreie Mahlzeiten in Anspruch genommen haben, klicken Sie die entsprechenden Mahlzeiten an.

7. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf „Weiter“. Überprüfen Sie all Ihre Angaben auf dem PDF-Nachweis und klicken anschließend auf „Weiterleiten“. Nun wird die Reisekostenabrechnung zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten gesendet und Sie können keine Änderungen mehr vornehmen.

8. Den PDF-Ausdruck vervollständigen Sie mit den entsprechenden Belegen und geben diesen an die intern zuständige Abteilung.

Option 2: Reisekostenabrechnung mit Belegen ohne Atlatos-Buchung

Um eine Reisekostenabrechnung durchzuführen, für die keine Bausteine von gebuchten Reiseleistungen vorliegen, wählen Sie den Auswahl-Button „Manuelle RKA“.

Anschließend klicken Sie auf „Erstellen“ und vervollständigen Sie die Abrechnung.