Genehmigungsrechte für Reiseabrechnungen

Über ADMINISTRATION → Zugriffsrechte → RKA können pro Unternehmen, Abteilung, Projekt oder Mitarbeiter Genehmiger hinterlegt werden.

Zuerst kann über die Ansicht die entsprechende Ebene ausgewählt werden, für die ein Genehmiger hinzugefügt oder bearbeitet werden soll. 

Über "Hinzufügen" können weitere Personen ergänzt werden. 

(1) Die Genehmiger können dabei Hauptgenehmiger oder Vertreter sein. Der Unterschied besteht darin, dass der Hauptgenehmiger eine E-Mail bei Genehmigungsanfrage erhält und der Vertreter nur mit explizierter Einstellung. 

(2) Pro Reisekostenabrechnung wird festgehalten, ob es sich um einen Reiserichtlinienverstoß handelt. Für den Genehmigungsprozess können für Reiserichtlinienverstöße andere Genehmiger hinterlegt werden als für normale Abrechnungen.

Genehmigungsstufe anpassen

Mit Klick auf "Genehmigungsstufe anpassen" kann die Genehmigungsstufe des einzelnen Genehmigers festgelegt werden. Die Anzahl der Genehmigungsstufen ist abhängig von den hinterlegten Genehmigern.

Sind drei Genehmiger hinterlegt, können drei Genehmigungsstufen verteilt werden. Es ist auch möglich zweimal die Stufe 1 zu vergeben und einmal die Stufe 3. In diesem Fall sind nur zwei Genehmigungsstufen vorhanden, da mit der Genehmigung des 1. Genehmigers die Abrechnung direkt an die dritte Person gesendet wird. In der Praxis kommt dies vor, wenn ein Großteil der Reisenden z.B. drei Genehmiger für die Abrechnung benötigt, aber ein anderer Teil nur zwei. Da die letzte Genehmigungsstufe für alle Mitarbeiter häufig der gleiche Personenkreis ist, werden die Genehmiger auf Unternehmensebene hinterlegt und nicht pro Mitarbeiter. Alle Reisenden mit nur zwei Genehmigern haben dann im System einen 1. individuellen Genehmiger und 3. unternehmensübergreifende Genehmiger.