Genehmigungsrechte für Reiseabrechnungen

Über ADMINISTRATION → Zugriffsrechte → RKA können pro Unternehmen, Abteilung, Projekt oder Mitarbeiter die Genehmiger hinterlegt werden.

Zuerst werden die bestehenden Genehmiger auf Unternehmens-, Abteilungs-, Projekt- und Mitarbeiterebene angezeigt.

Über → Hinzufügen können weitere Personen hinzugefügt werden.

Die Genehmiger können dabei Hauptgenehmiger oder Vertreter sein. Einen Unterschied zwischen Hauptgenehmiger und Vertreter gibt es derzeit nicht außer, dass bei dem Hauptgenehmiger eine E-Mail versendet wird und bei dem Vertreter nicht.

Pro Reisekostenabrechnung wird festgehalten, ob es sich um einen Reiserichtlinienverstoß handelt. Für den Genehmigungsprozess können für Reiserichtlinienverstöße andere Genehmiger hinterlegt werden als für normale Abrechnungen.

Mit Klick auf "Genehmigungsstufe anpassen" kann die Genehmigungsstufe des einzelnen Genehmigers festgelegt werden. Die Anzahl der Genehmigungsstufen ist abhängig von den hinterlegten Genehmigern.

Sind drei Genehmiger hinterlegt, können drei Genehmigungsstufen verteilt werden. Es ist auch möglich zweimal die Stufe 1 zu vergeben und einmal die Stufe 3. In diesem Fall sind nur zwei Genehmigungsstufen vorhanden, da mit der Genehmigung des 1. Genehmigers die Abrechnung direkt an die dritte Person gesendet wird. In der Praxis kommt dies vor, wenn ein Großteil der Reisenden z.B. drei Genehmiger für die Abrechnung benötigt, aber ein anderer Teil nur zwei. Da die letzte Genehmigungsstufe für alle Mitarbeiter häufig der gleiche Personenkreis ist, werden die Genehmiger auf Unternehmensebene hinterlegt und nicht pro Mitarbeiter. Alle Reisenden mit nur zwei Genehmigern haben dann im System einen 1. individuellen Genehmiger und 3. unternehmensübergreifende Genehmiger.