Überblick

In der Atlatos Expense Engine kann das bayerische Landesabrechnungsrecht nach BayRKA/BayRKG für die Reisekostenabrechnung abgebildet werden. Unterstützt werden insbesondere die Berechnung von Fahrtkosten, Mitnahmeentschädigungen, Tagegeldern, Übernachtungspauschalen sowie die Kürzung von Verpflegungspauschalen bei kostenfrei gestellten Mahlzeiten. Die Abrechnung kann sowohl auf Basis gebuchter Reiseleistungen als auch als manuelle Reisekostenabrechnung erstellt werden. Dabei können Reisezeiten, Reisegrund, Belege, Fahrtkosten, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen gepflegt und anschließend in den Genehmigungsworkflow übergeben werden.

Grundfunktion der Reisekostenabrechnung

Reisende können im Atlatos Profi Traveller bzw. in der Atlatos Expense Engine eine Reisekostenabrechnung aus vorhandenen Reisebausteinen oder ohne vorherige Buchung als manuelle Reisekostenabrechnung erstellen. Im Rahmen der Abrechnung können Belege ergänzt, Fahrtkosten erfasst, Pauschalen aktiviert, kostenfrei erhaltene Mahlzeiten markiert und Vorschüsse berücksichtigt werden. Vor Weiterleitung kann ein PDF-Nachweis geprüft werden; danach wird die Abrechnung an die zuständige Genehmigungsinstanz übergeben.

Unterstützte BayRKA-Funktionen

1. Wegstreckenentschädigung und Fahrtkosten

Für die Abrechnung privater Verkehrsmittel können in der Atlatos Expense Engine die BayRKA-spezifischen Fahrtkostensätze hinterlegt werden. Der Reisende erfasst die gefahrenen Kilometer; Atlatos berechnet auf Basis der hinterlegten Fahrtkostenart die entsprechende Erstattung.

Zusätzlich wird die Mitnahmeentschädigung unterstützt: bei PKW 0,02 € je Mitfahrerkilometer, ansonsten 0,01 € je Mitfahrerkilometer.

2. Tagegeld Inland

Atlatos unterstützt die Berechnung der inländischen Tagegelder nach Reisedauer und Reiseart.

Eintägige Dienstreise

Mehrtägige Dienstreise

Die Verpflegungspauschalen werden auf Basis der erfassten Reisezeiten und Tagesangaben berechnet. Der Reisende kann in der Abrechnung kostenfrei erhaltene Mahlzeiten markieren; die Kürzung erfolgt nach dem hinterlegten Abrechnungsrecht.

3. Kürzung bei kostenfreien Mahlzeiten

Für innerdeutsche Reisen wird die Verpflegungspauschale bei kostenfrei gestellten Mahlzeiten automatisch gekürzt:

Die Auswahl der Mahlzeiten erfolgt über Checkboxen in den Tagesangaben der Reisekostenabrechnung.

4. Übernachtungsgeld

Für Übernachtungen ohne Nachweis kann in Deutschland eine Übernachtungspauschale von 18,50 € angesetzt werden. Für Auslandsübernachtungen werden die jeweils hinterlegten Unterkunftspauschalen pro Land verwendet.

5. Auslandsreisen

Für Auslandsdienstreisen werden die Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen auf Basis der hinterlegten Auslandssätze berechnet. Für eintägige Auslandsdienstreisen sowie für An- und Abreisetage mehrtägiger Auslandsreisen gelten folgende Prozentsätze des jeweiligen Auslandstagegeldes:

Die Kürzung für kostenfreie Mahlzeiten erfolgt analog zum Inland: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des vollen Tagegeldsatzes. Das Reiseland kann pro Reisetag angepasst werden; maßgeblich ist in Atlatos das Land, in dem sich der Reisende um 24 Uhr befunden hat.

6. Sonderfall: gleicher auswärtiger Geschäftsort ab dem 15. Tag

Nach BayRKG reduziert sich bei einem Aufenthalt von mehr als 14 Tagen an demselben auswärtigen Geschäftsort die Vergütung ab dem 15. Tag auf 50 % des Tage- und Übernachtungsgeldes. Da systemseitig nicht immer automatisch erkennbar ist, ob es sich tatsächlich durchgehend um denselben auswärtigen Geschäftsort handelt oder ob der Geschäftsort gewechselt wurde, wird dieser Fall in Atlatos über eine konfigurative Lösung abgebildet.

Dafür kann ein separates Reiseland bzw. ein eigener Abrechnungssatz wie „Deutschland ab 15 Tage gleicher Geschäftsort“ mit einer Verpflegungspauschale von 10,75 € hinterlegt werden. Die Auswahl erfolgt dann für die betroffenen Reisetage durch den Reisenden bzw. die abrechnende Stelle.

7. Trennungsgeld

Trennungsgeld wird nicht automatisch anhand des Reisezeitraums berechnet. Eine separate Entwicklung ist hierfür nicht erforderlich. Stattdessen wird Trennungsgeld als eigene Spesenart unter den Belegen geführt. Der Reisende wählt die passende Spesenart aus und gibt die Anzahl der zu zahlenden Pauschalen manuell ein.

Unterstützte Prozessfunktionen

Erfassung und Prüfung

Atlatos unterstützt bei BayRKA-Abrechnungen den üblichen RKA-Prozess:

• Erstellung aus Reisebausteinen oder als manuelle Abrechnung
• Anpassung von Reisezeiten und Reisegrund
• Erfassung zusätzlicher Belege
• Erfassung von Fahrtkosten und gefahrenen Kilometern
• Aktivierung von Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
• Markierung kostenfreier Mahlzeiten
• Berücksichtigung von Vorschüssen
• PDF-Nachweis vor Weiterleitung
• Weiterleitung in den Genehmigungsworkflow

Die allgemeine Reisekostenabrechnung in Atlatos sieht diese Schritte standardmäßig vor.

Genehmigung und automatisierte Freigabe

Die Abrechnung kann nach Erstellung an die hinterlegte Genehmigungsinstanz weitergeleitet werden. Optional kann Atlatos für bestimmte Abrechnungen eine automatisierte Freigabe innerhalb der ersten Genehmigungsstufe unterstützen, zum Beispiel wenn eine Abrechnung nur vorausgezahlte Leistungen, Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen enthält.

Export

BayRKA-relevante Werte können über den RKA-Export an nachgelagerte Systeme übergeben werden. Dazu gehören unter anderem Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung, Mahlzeitenkürzungen, Fahrtkosten, Kilometer, Mitfahrer und Mitfahrerkilometer. Der Export kann als CSV-Datei erfolgen, manuell abgerufen oder automatisiert über einen gesicherten SFTP-Zugang bereitgestellt werden.

Wichtige Hinweise und Abgrenzungen

Kurzfazit

Mit der BayRKA-Umsetzung in Atlatos werden die wesentlichen abrechnungsrelevanten Funktionen des bayerischen Landesreisekostenrechts unterstützt: Fahrtkosten, Mitnahmeentschädigungen, inländische und ausländische Tagegelder, Übernachtungspauschalen sowie Mahlzeitenkürzungen. Sonderfälle wie Trennungsgeld oder die Reduzierung ab dem 15. Tag am gleichen auswärtigen Geschäftsort werden nicht vollautomatisch aus dem Reiseverlauf abgeleitet, können aber über Spesenarten bzw. separate Abrechnungssätze sauber in der Atlatos Expense Engine abgebildet werden.