Mahlzeitenkürzung bei Verpflegungspauschalen – die vier Berechnungsoptionen

In Atlatos können sowohl gesetzliche Verpflegungspauschalen als auch individuelle Unternehmenspauschalen verwendet werden.

Werden Frühstück, Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber bzw. auf dessen Veranlassung gestellt, kann Atlatos die Verpflegungspauschale automatisch kürzen.

Für die Berechnung stehen vier Optionen zur Verfügung. Der Unterschied liegt darin, welche Pauschale als Berechnungsgrundlage für die Kürzung verwendet wird.

Grundprinzip

Die Kürzung beträgt:

Entscheidend ist, auf welchen Betrag diese Prozentsätze angewendet werden.

Option 1: Kürzung auf Basis der gesetzlichen 24h-Pauschale

Die Kürzung wird immer aus der gesetzlichen Pauschale für einen vollständigen 24-Stunden-Reisetag berechnet.

Dies gilt auch am An- und Abreisetag.

Beispiel Deutschland

Gesetzliche Pauschalen:

• 24-Stunden-Tag: 28,00 €
• An-/Abreisetag: 14,00 €

Daraus ergeben sich:

• Frühstück: 20 % von 28 € = 5,60 €
• Mittagessen: 40 % von 28 € = 11,20 €
• Abendessen: 40 % von 28 € = 11,20 €

Abreisetag mit Frühstück:

14,00 € – 5,60 € = 8,40 €

Diese Option bildet bei gesetzlichen Pauschalen die gesetzliche Kürzungslogik ab.

Option 2: Kürzung auf Basis der 24h-Unternehmenspauschale

Die Kürzung wird aus der vom Unternehmen festgelegten 24-Stunden-Unternehmenspauschale berechnet.

Beispiel:

• Unternehmenspauschale 24h: 40,00 €
• Unternehmenspauschale An-/Abreisetag: 20,00 €

Kürzungen:

• Frühstück: 20 % von 40 € = 8,00 €
• Mittag-/Abendessen: 40 % von 40 € = 16,00 €

Abreisetag mit Frühstück:

20,00 € – 8,00 € = 12,00 €

Auch hier bleibt die 24h-Pauschale die Berechnungsbasis, unabhängig davon, welche Pauschale für den konkreten Reisetag ausgezahlt wird.

Option 3: Kürzung auf Basis der zu zahlenden gesetzlichen Pauschale

Hier wird die Kürzung aus der gesetzlichen Pauschale berechnet, die für den jeweiligen Reisetag tatsächlich zusteht.

Am An- oder Abreisetag werden somit die 14,00 € als Grundlage verwendet.

Beispiel Frühstück:

20 % von 14 € = 2,80 €

Ergebnis:

14,00 € – 2,80 € = 11,20 €

Damit unterscheidet sich Option 3 insbesondere an An- und Abreisetagen von Option 1.

Hinweis: Diese Berechnungsart weicht von der gesetzlichen steuerlichen Kürzungslogik ab, bei der die Kürzung grundsätzlich auf Basis der 24-Stunden-Pauschale erfolgt.

Option 4: Kürzung auf Basis der zu zahlenden Unternehmenspauschale

Die Kürzung richtet sich nach der Unternehmenspauschale, die für den jeweiligen Reisetag tatsächlich ausgezahlt wird.

Beispiel:

• Unternehmenspauschale An-/Abreisetag: 20,00 €
• Frühstück: 20 % von 20 € = 4,00 €

Ergebnis:

20,00 € – 4,00 € = 16,00 €

Damit wird die Mahlzeitenkürzung vollständig an die unternehmenseigene Erstattungsregelung angepasst.

Die vier Optionen im Vergleich

Beispiel: Frühstück am Abreisetag

Annahmen:

• gesetzliche Pauschale 24h: 28 €
• gesetzliche An-/Abreisepauschale: 14 €
• Unternehmenspauschale 24h: 40 €
• Unternehmenspauschale An-/Abreisetag: 20 €

Merksatz

Option 1 und 2:
Die Kürzung basiert immer auf der jeweiligen 24-Stunden-Pauschale.

Option 3 und 4:
Die Kürzung basiert auf der Pauschale des konkreten Reisetages.

Der Unterschied ist daher besonders bei An- und Abreisetagen sowie eintägigen Reisen relevant.

Die gleiche Logik gilt grundsätzlich auch für Auslandsreisen. Dabei werden die für das jeweilige Land hinterlegten gesetzlichen bzw. unternehmensspezifischen Pauschalen verwendet.

Steuerlicher Hinweis

Unternehmenspauschalen und unternehmensinterne Kürzungsregeln können von den steuerlich zulässigen Pauschalen abweichen.

Insbesondere bei höheren Unternehmenspauschalen oder einer von der gesetzlichen Kürzungslogik abweichenden Einstellung sollte geprüft werden, welcher Betrag steuerfrei erstattet werden kann.

Die gewünschte Berechnungslogik kann unternehmensbezogen in Atlatos konfiguriert werden.

Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an den Atlatos Support.