Steuerrechtliche Behandlung von unentgeltlichen Mahlzeiten bei BRKG, EStG und Landesreisekostenrechten

Grundsatz

Werden Mitarbeitenden während einer Dienstreise unentgeltlich Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, hängt die steuerliche Behandlung insbesondere davon ab, ob für den jeweiligen Reisetag ein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht.

Dabei sind grundsätzlich zwei Fälle zu unterscheiden:

• Anspruch auf Verpflegungspauschale: Die Verpflegungspauschale wird für gestellte Mahlzeiten prozentual gekürzt.
• Kein Anspruch auf Verpflegungspauschale: Eine gestellte übliche Mahlzeit kann mit dem jeweils gültigen amtlichen Sachbezugswert zu versteuern sein.

Diese Logik wird in Atlatos für die steuerrechtliche Standardbehandlung von unentgeltlich bereitgestellten Mahlzeiten verwendet.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Besteht für den jeweiligen Reisetag ein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wird diese bei einer unentgeltlich bereitgestellten Mahlzeit wie folgt gekürzt:

• Frühstück: 20 %
• Mittagessen: 40 %
• Abendessen: 40 %

Die Kürzung erfolgt auf Grundlage der für einen vollen Kalendertag geltenden Verpflegungspauschale bzw. des entsprechenden Tagegeldes.

Ein zusätzlicher Ansatz des amtlichen Sachbezugswertes erfolgt in diesen Fällen grundsätzlich nicht.

Nach § 6 Abs. 2 BRKG wird das zustehende Tagegeld entsprechend gekürzt, wenn Dienstreisende ihres Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung erhalten.

Auch steuerlich gilt seit der Reisekostenreform zum 1. Januar 2014, dass bei bestehendem Anspruch auf eine Verpflegungspauschale eine übliche, vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung bereitgestellte Mahlzeit nicht zusätzlich mit dem Sachbezugswert angesetzt wird.

Quelle: BMF – Steuerliche Behandlung der Reisekosten

Behandlung nach Reisedauer

Beispiel: eintägige Reise unter 8 Stunden

Ein Mitarbeiter ist von 10:00 Uhr bis 16:00 Uhr auf Dienstreise.

Die Abwesenheitsdauer beträgt sechs Stunden. Es besteht damit bei einer eintägigen Reise grundsätzlich kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale.

Erhält der Mitarbeiter während dieser Reise beispielsweise ein unentgeltliches Mittagessen, kann dieses mit dem gültigen amtlichen Sachbezugswert für ein Mittagessen berücksichtigt werden.

Eine Kürzung nach der 40-%-Regel ist in diesem Fall nicht möglich, da keine Verpflegungspauschale vorhanden ist, die gekürzt werden könnte.

Beispiel: eintägige Reise über 8 Stunden

Ein Mitarbeiter ist von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr auf Dienstreise.

Da die Abwesenheitsdauer mehr als acht Stunden beträgt, besteht ein Anspruch auf die entsprechende Verpflegungspauschale.

Wird dem Mitarbeiter ein Mittagessen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, wird die Verpflegungspauschale um 40 % der für einen vollen Kalendertag geltenden Pauschale gekürzt.

Ein zusätzlicher Sachbezugswert für das Mittagessen wird nicht angesetzt.

Beispiel: An- oder Abreisetag

Ein Mitarbeiter beginnt eine mehrtägige Dienstreise um 18:00 Uhr und erhält am Abend ein unentgeltliches Abendessen.

Obwohl die Abwesenheitsdauer an diesem Tag weniger als acht Stunden beträgt, besteht aufgrund des Anreisetages einer mehrtägigen Reise ein Anspruch auf die entsprechende Verpflegungspauschale.

Das Abendessen führt daher zu einer Kürzung um 40 % der für einen vollen Kalendertag geltenden Verpflegungspauschale.

Ein Sachbezugswert wird nicht zusätzlich angesetzt.

Sonderfall Dreimonatsfrist

Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Anspruch auf steuerfreie Verpflegungspauschalen grundsätzlich auf die ersten drei Monate beschränkt.

Nach Ablauf dieser Dreimonatsfrist besteht für diese Tätigkeit grundsätzlich kein Anspruch mehr auf Verpflegungspauschale.

Wird weiterhin eine übliche Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung gestellt, kann deshalb wieder die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert erforderlich sein.

Entscheidend ist hierbei der Wegfall des Anspruchs auf die Verpflegungspauschale.

Sonderfall Mahlzeiten über 60 €

Eine Mahlzeit mit einem Preis von mehr als 60 € einschließlich Umsatzsteuer pro Person gilt steuerlich nicht mehr als übliche Mahlzeit.

Für diese Mahlzeiten kommt die normale Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht zur Anwendung. Stattdessen kann der tatsächliche Preis der Mahlzeit als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu berücksichtigen sein.

Für diese Fälle kann in Atlatos eine entsprechende Auswertung für die weitere lohnsteuerliche Verarbeitung bereitgestellt werden.

Umsetzung in Atlatos

Für die Abrechnung wird damit grundsätzlich folgende Logik angewendet:

Anspruch auf Verpflegungspauschale vorhanden → 20/40/40-Kürzung

Kein Anspruch auf Verpflegungspauschale → gegebenenfalls Sachbezugswert 

Entscheidend sind somit insbesondere

• Reisedauer,
• Art des Reisetages,
• Anspruch auf Verpflegungspauschale,
• bereitgestellte Mahlzeit,
• Dreimonatsfrist und
• gegebenenfalls der Wert der Mahlzeit.

Wer die Mahlzeit tatsächlich bezahlt hat, ist für diese Standardlogik grundsätzlich nicht das maßgebliche Unterscheidungskriterium. Bei einer Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gelten die oben beschriebenen steuerlichen Regeln.

Die Logik wird in Atlatos für Abrechnungen nach EStG, BRKG sowie den entsprechend unterstützten und konfigurierten Landesreisekostenrechten verwendet.