Genehmigung von Reisekostenabrechnungen

Wenn ein Mitarbeiter die Funktion "Abrechnungen genehmigen" besitzt und die Berechtigung hat, Reisekostenabrechnungen für einen Reisenden zu genehmigen, kann er über "Team-Buchung -> RK-Abrechnung" die jeweiligen Abrechnungen freigeben.

Es werden alle Abrechnungen aufgelistet, für die der Mitarbeiter die Genehmigung erteilen kann. Er hat Zugang zu den Belegen, kann das Abrechnungs-PDF einsehen oder die Abrechnung für weitere Details öffnen. Falls der Mitarbeiter das erweiterte Recht zur Nachbearbeitung der Reisekostenabrechnung besitzt, kann er Korrekturen an den Abrechnungen vornehmen.

Die Abrechnungen können ausgewählt und mit einem Klick genehmigt, zur Wiedervorlage zurückgestellt oder endgültig abgelehnt werden:

• Wiedervorlage: Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, dass die Abrechnung zur Korrektur zurückgesandt wurde. Der Reisende kann dann die erforderlichen Korrekturen vornehmen und die Abrechnung erneut zur Genehmigung vorlegen.

• Endgültige Ablehnung: Der Vorgesetzte lehnt die Abrechnung ab, wodurch der Mitarbeiter sie nicht mehr korrigieren kann und der Prozess endgültig abgeschlossen ist.

• Löschen: Diese Funktion steht nur Genehmigern mit Bearbeitungsrechten zur Verfügung.

Über das RK-Archiv hat der Genehmiger Zugriff auf alle Abrechnungen, für die er Genehmigungen erteilen kann, vorausgesetzt, das Recht ist in seiner Rolle freigeschaltet. Hier besteht auch die Möglichkeit, gezielt nach einer bestimmten Abrechnung zu suchen. Außerdem kann ein Foto oder eine PDF-Datei angefügt werden.