Je nach Status einer Reisekostenabrechnung (RKA) unterscheiden sich die Lese-, Schreib- und Genehmigungsrechte der beteiligten Personen. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Abrechnung jederzeit nur von den dafür vorgesehenen Personen bearbeitet werden kann.
Übersicht der Berechtigungen
| Status der RKA | Lesen | Schreiben (Ändern/Löschen) | Genehmigen |
|---|---|---|---|
| Offen | Besitzer, Buchungsrecht, Genehmiger | Besitzer, Benutzer mit Buchungsrecht RKA oder Buchungsrecht RKA+ | – |
| Weitergeleitet | Besitzer, Buchungsrecht, Genehmiger | Nur Benutzer mit Buchungsrecht RKA+ (wenn die RKA zur Genehmigung vorliegt) | Genehmiger |
| Wiedervorlage | Besitzer, Buchungsrecht, Genehmiger | Besitzer, Benutzer mit Buchungsrecht RKA oder Buchungsrecht RKA+ | – |
| Genehmigt | Besitzer, Buchungsrecht, Genehmiger | Keine Änderungen möglich | – |
| Abgelehnt | Besitzer, Buchungsrecht, Genehmiger | Keine Änderungen möglich | – |
Beschreibung der einzelnen Status
Offen
Die Reisekostenabrechnung wurde erstellt, aber noch nicht zur Genehmigung weitergeleitet.
Folgende Personen dürfen Änderungen vornehmen:
- der Besitzer der Abrechnung
- Benutzer mit Buchungsrecht RKA - allgemeine Erstellung von Abrechnungen für Dritte mit dem Zugriffsrecht für den betreffenden User
- Benutzer mit Buchungsrecht RKA+ - Buchhaltungsrecht für die Bearbeitung von Abrechnungen für Dritte mit dem Zugriffsrecht für den betreffenden User
Weitergeleitet
Die Abrechnung befindet sich beim Genehmiger.
In diesem Status gilt:
- der Genehmiger kann die Abrechnung genehmigen, ablehnen oder auf Wiedervorlage setzen.
- Änderungen an der Abrechnung sind grundsätzlich nicht mehr möglich.
Ausnahme:
Benutzer mit dem Recht Buchungsrecht RKA+ dürfen die Abrechnung weiterhin bearbeiten, obwohl sie sich bereits im Genehmigungsprozess befindet.
Dieses Recht ist insbesondere für zentrale Reisestellen oder Sachbearbeiter vorgesehen, die Korrekturen auch während des Genehmigungsprozesses durchführen müssen.
Wiedervorlage
Der Genehmiger hat die Abrechnung zur Überarbeitung an den Reisenden zurückgegeben.
Die Bearbeitungsrechte entsprechen wieder dem Status Offen.
Änderungen dürfen durchführen:
- Besitzer
- Benutzer mit Buchungsrecht RKA
- Benutzer mit Buchungsrecht RKA+
Nach der Korrektur kann die Abrechnung erneut zur Genehmigung eingereicht werden.
Genehmigt
Die Reisekostenabrechnung wurde endgültig genehmigt.
In diesem Status:
- kann die Abrechnung weiterhin eingesehen werden,
- sind jedoch keinerlei Änderungen oder Löschungen mehr möglich.
Abgelehnt
Die Reisekostenabrechnung wurde endgültig abgelehnt.
Auch hier gilt:
- die Abrechnung bleibt lesbar,
- Änderungen oder Löschungen sind nicht mehr möglich.
Unterschiede zwischen den Buchungsrechten
| Recht | Berechtigung |
|---|---|
| Buchungsrecht | Kann Reisekostenabrechnungen lesen. |
| Buchungsrecht RKA | Kann offene bzw. auf Wiedervorlage gesetzte Abrechnungen bearbeiten. |
| Buchungsrecht RKA+ | Kann zusätzlich auch Reisekostenabrechnungen bearbeiten, die sich bereits beim Genehmiger befinden und Transaktionen / Abrechnungen löschen sowie Airplus-Transaktionen auf ATX-gematcht setzen. |
Typischer Ablauf
- Der Reisende erstellt die Reisekostenabrechnung (Status: Offen).
- Die Abrechnung wird zur Genehmigung weitergeleitet (Status: Weitergeleitet).
- Der Genehmiger entscheidet:
- Genehmigt
- Abgelehnt
- Wiedervorlage
- Bei einer Wiedervorlage kann die Abrechnung erneut bearbeitet und anschließend wieder zur Genehmigung eingereicht werden.
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