Dublettenprüfung Reisekostenabrechnung

Ziel der Funktion

Die Dublettenprüfung dient der Vermeidung mehrfacher Abrechnungen für denselben Reisezeitraum durch ein und dieselbe Person. Damit wird die Datenkonsistenz erhöht und fehlerhafte oder doppelte Erstattungen vermieden.

Funktion im Detail

Hinweis an den Mitarbeitenden

Bei Weiterleitung einer neuen Abrechnung an den Genehmiger prüft das System automatisch, ob für den gewählten Zeitraum bereits eine Abrechnung besteht.

Falls ja, erscheint ein Hinweis:

Der Mitarbeitende muss die Richtigkeit explizit bestätigen, z. B. durch Auswahl der korrekten Option. Ohne diese Bestätigung ist kein Weiterleiten an den Vorgesetzten möglich.

Hinweis im Genehmigungsdashboard

Auch der Genehmiger wird aktiv informiert, wenn eine mögliche Dublette vorliegt:

• In seinem Genehmigungsdashboard erscheint ein rotes Icon an der entsprechenden Abrechnung.

• Zusätzlich enthält er über das Mouseover den Hinweis auf die bestehende weitere Abrechnung im selben Zeitraum.