HRS Pay: Bereitstellung von MwSt.-Daten über AirPlus Enrichment

Bei Hotelbuchungen mit HRS Pay, die über eine virtuelle AirPlus-Zahlungslösung bezahlt werden, stellt AirPlus die zugehörigen Abrechnungsdaten bereit.

Welche Daten erhält Atlatos über ATX?

In dem an Atlatos übermittelten ATX-Datensatz sind grundsätzlich die für den Abgleich erforderlichen Bruttobeträge der Transaktionen enthalten. Diese Daten nutzt Atlatos insbesondere für:

• den Abgleich von Buchungs- und Abrechnungsdaten,
• die Prüfung der tatsächlich abgerechneten Bruttobeträge,
• die Zuordnung der AirPlus-Transaktionen und
• die Verarbeitung innerhalb der Reisekostenabrechnung.

Mehrwertsteuer- bzw. steuerrelevante Detaildaten sind bei diesen Transaktionen jedoch nicht Bestandteil des ATX-Datensatzes.

AirPlus Enrichment für Steuerdaten

AirPlus bietet auf Anfrage eine zusätzliche, kostenpflichtige Datenanreicherung (Enrichment) an.

Dabei stellt AirPlus für HRS-Pay-Transaktionen über den AirPlus Virtual Account zusätzliche Abrechnungs- und Steuerinformationen in einer separaten Datei zur Verfügung. Die Bereitstellung ist vergleichbar mit den Abrechnungsdaten eines AirPlus Company Accounts.

Die angereicherte Datei kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• Bruttobeträge,
• steuerrelevante Daten bzw. MwSt.-Informationen,
• weitere von AirPlus bereitgestellte Abrechnungsinformationen.

Diese Daten werden von AirPlus als CSV-Datei bereitgestellt. Diese Enrichment-Datei ist ein separater Datenlieferweg und wird Atlatos nicht über das ATX-Matching zur Verfügung gestellt.

Bedeutung für Finanzbuchhaltung und Reisekostenexport

Vorausgezahlte Leistungen, beispielsweise über HRS Pay bzw. AirPlus bezahlte Hotelkosten, werden in der Regel nicht in die Exportdateien der Reisekostenabrechnung übernommen, da diese Kosten bereits direkt vom Unternehmen beglichen wurden.

Über den Reisekostenexport werden üblicherweise die für die weitere Verarbeitung relevanten Abrechnungsdaten und insbesondere die Erstattungsbeträge an die Reisenden übergeben.

Für die finanzbuchhalterische Verbuchung und den Vorsteuerabzug sollten deshalb die vollständigen Abrechnungs- und Steuerdaten aus der von AirPlus bereitgestellten Enrichment- bzw. Abrechnungsdatei berücksichtigt werden.

Voraussetzung für das AirPlus Enrichment

Ob AirPlus das Enrichment für ein Unternehmen bereitstellen kann, hängt unter anderem vom vereinbarten Transaktionsvolumen und den vertraglichen Konditionen mit AirPlus ab.

Unternehmen, die die zusätzlichen Steuerdaten benötigen, sollten daher mit ihrem AirPlus-Ansprechpartner klären:

1. ob das Enrichment für den eingesetzten AirPlus Virtual Account beauftragt werden kann,
2. ob die entsprechende Datei bereits bereitgestellt wird und
3. wie die Datei für die Finanzbuchhaltung abgerufen bzw. bereitgestellt wird.

Wichtig zur Abgrenzung

Die ATX-Datenübermittlung an Atlatos und das AirPlus Enrichment sind zwei voneinander getrennte Features mit getrennten Datenlieferungen von AirPlus.

Atlatos verarbeitet die über ATX bereitgestellten Informationen für Matching und Reisekostenabrechnung. Zusätzliche Steuer- und MwSt.-Informationen können hingegen in der separaten AirPlus-Enrichment-Datei enthalten sein und für die Finanzbuchhaltung genutzt werden.

Damit ist sichergestellt, dass nicht der Eindruck entsteht, Atlatos vorhandene MwSt.-Daten herausfiltert oder verliert: Sind die Steuerdaten nicht im ATX-Datensatz enthalten, werden sie Atlatos über diesen Datenweg auch nicht zur Verfügung gestellt.