Standard- Vorlagen RKA-Export-Dateien

Über den RKA-Export können die Reiseabrechnungsdaten für die Einspielung in nachgelagerte Systeme abgerufen werden. Standardmäßig handelt es sich dabei um eine CSV-Datei.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Vorlagen vor,  von denen Sie eine als RKA-Vorlage kostenfrei freigeschaltet bekommen können und die die Informationen enthalten, die für Sie relevant sind. Im Anhang finden Sie die jeweiligen Beispiel-Dateien.

Unter https://support.atlatos-traveller.de/hc/de/articles/212844949-Export-von-Reiseabrechnungsdaten finden Sie außerdem eine ausführliche Beschreibung der Bedeutung der jeweiligen Spalten.

 

 

Vorlage 1:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 12 Spalten, die folgende Informationen enthalten:

• Datum
• Buchungsdatum
• Währung
• die Referenz der Geschäftsreise
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Höhe der Kosten
• Höhe der Steuern
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle
• Geschäftsbereich
• die jeweilige Zuteilung
• Name des Mitarbeiters
• Rechnungsposten 
• Bemerkungen

 

Vorlage 2:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Nachgelagertes System: SAP HCM

Besonderheit: Zu jeder Abrechnung wird eine Bankzeile geliefert. Die Summe der Abrechnungsbeträge ergibt 0. Prüfzeile mit der Anzahl der Abrechnungen.

Die CSV-Datei enthält 24 Spalten:

• Personalnummer
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Status
• Reiseart
• Anreise Datum
• Spesenart
• Kontonummer
• Steuerschlüssel
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Pauschale Übernachtung
• Pauschale Verpflegung
• Kürzungen Mahlzeiten
• Pauschale Fahrtkosten
• Kennzeichnungspflicht
• Datum
• Kilometer
• Vorauszahlung
• Kostenstelle
• Steuerpflichtig Verpflegung
• Steuerpflichtig Übernachtung
• Erstellt am
• Name
• Vorname
• Reisegrund

 

Vorlage 3:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Nachgelagertes System: Datev

 

Beispiel:

592,08	H		9999999	3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann 592,08
161,1	S	V3		3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann hotel
227,98	S			3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann flug
23	S	X1		3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann Taxi/Transfer/Bus weniger als 50km
163,2	S			3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann Kilometergeld
16,8	S	V3	1234	3270-1452	01.03.2024	146080		MaxinaMustermann Verpflegung
230,8	H		123	3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann 230,80
12	S	V3		3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann Taxi/Tranfer/Bus Ausland
55	S	V2		3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann Taxi/Transfer/Bus mehr als 50km
24,6	S			3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann Kilometergeld
110,8	S			3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann Kilometergeld
28,4	S	V3	1234	3270-1454	01.03.2024	146080	1234	MaxinaMustermann Verpflegung

 

Weitere Details siehe Schnittstellenbeschreibung.

 

 

Vorlage 4:

Dateityp: txt

Trennungszeichen: ,

Nachgelagertes System: SAP

Kopf-, Beleg- und kummulierte Zeile

 

Beispiel:

M;2024-03-01;;;;;;;;
K;FB01;06032024;MA;;01032024;EUR;3270-1452;Maxina Mustermann;X
P;40;161,10;161,10;0,00;V3;hotel;;;
P;40;227,98;138,24;89,74;;flug;;;
P;40;23,00;21,50;1,50;X1;Taxi/Transfer/Bus weniger als 50km;;;
P;40;163,20;163,20;0,00;;Kilometergeld;;;
P;40;8,40;8,40;0,00;V3;Verpflegung;;;1234
P;40;8,40;8,40;0,00;V3;Verpflegung;;;1234
P;31;592,08;;;;;11;;

 

Weitere Details siehe Schnittstellenbeschreibung.

 

Vorlage 5:

Dateityp: dat

Trennungszeichen: ;

Nachgelagertes System: SAP S/4HANA

Kopf-, Belegzeilen

Beispiel:

K0 ;0 ;11 ; ;01.03.2024;EUR;1.955830;1;592.08 ;Kundenbesuch ;101.78;
Z0 ;1 ; ; ;RKA ;161.10 ;V;0.00 ;Kundenbesuch ;; ;
Z0 ;2 ; ; ;RKA ;138.24 ; ;89.74 ;Kundenbesuch ;; ;
Z0 ;3 ; ; ;RKA ;21.50 ;X;1.50 ;Kundenbesuch ;; ;
Z0 ;4 ; ; ;RKA ;163.20 ; ;0.00 ;Kundenbesuch ;; ;
Z0 ;5 ;1234 ; ;RKA ;16.80 ;V;0.00 ;Kundenbesuch ;; ;
K1 ;0 ;11 ; ;01.03.2024;EUR;1.955830;1;230.80 ;Testreise ;8.78;
Z1 ;1 ; ; ;RKA ;12.00 ;V;0.00 ;Testreise ;1234; ;
Z1 ;2 ; ; ;RKA ;46.22 ;V;8.78 ;Testreise ;1234; ;
Z1 ;3 ; ; ;RKA ;24.60 ; ;0.00 ;Testreise ;1234; ;
Z1 ;4 ; ; ;RKA ;110.80 ; ;0.00 ;Testreise ;1234; ;
Z1 ;5 ;1234 ; ;RKA ;28.40 ;V;0.00 ;Testreise ;1234; ;

 

Weitere Details siehe Schnittstellenbeschreibung.

 

Vorlage 6:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ;

Nachgelagertes System: Dynamics 365

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält folgende Spalten:

 

• Lfd. Nr.
• Buchungsdatum
• Sachkontonr.
• Sachkontoname
• Belegnr.
• Belegdatum
• Beschreibung
• Betrag
• Kostenstelle Code
• Herkunftsnr.
• Belegart
• Kostenträger Code
• MwSt.-Betrag
• Externe Belegnummer
• Sollbetrag
• Habenbetrag
• Herkunftsart
• Debitorenname
• Partnernummer
• Benutzer-ID
• Buchungsart
• Geschäftsbuchungsgruppe
• MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe
• Produktbuchungsgruppe
• MwSt.-Produktbuchungsgruppe
• Ursachencode
• Herkunftscode
• Gegenkontoart
• Gegenkontonr.
• Storniert
• Storniert durch Lfd. Nr.
• Stornierter Posten Lfd. Nr.
• Projektnr.
• IC-Partnercode
• dPN / Tech. Projektnr.
• Anlagenposten Lfd. Nr.
• Niederlassung

 

 

Vorlage 7:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ;

Nachgelagertes System: Dynamics AX

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält folgende Spalten

 

• Exportdatum
• Kontoart
• Konto
• Betriebsstelle
• Abteilung
• Kostenstelle
• Beschreibung
• Währung
• Soll
• Haben
• Gegenkontenart
• Gegenkonto
• Betriebsstelle
• Abteilung
• Kostenstelle
• Mehrwertsteuergruppe
• Artikel-Mehrwertsteuergruppe
• Menge
• Rechnung
• Zahlungsbedingung
• Skontobedingung
• Spalte 22
• Spalte 23
• Dokumentdatum

 

 

 

Vorlage 8:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 58 Spalten und ist damit die ausführlichste Vorlage, die die meisten Informationen enthält:

• Reisekostenabrechnungsnummer   
• Status
• Erstellt am
• Letzte Änderung am
• Bermerkung
• Gesamtkosten
• Gebuchte Leistungen
• Belegkosten
• Pauschale Übernachtung
• Pauschale Verpflegung
• Kürzungen Mahlzeiten
• Pauschale Fahrtkosten
• Vorauszahlung des Unternehmens
• Vorschuss
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Name
• Vorname
• Stammkostenstelle
• Firma
• Anreise Datum
• Abreisedatum
• Abreise Uhrzeit
• Reisedauer
• Reisegrund
• Zielort
• Zielland
• Abreise Ort
• Reiseart
• Personalnummer
• Abrechnungseinheit
• Internes Konto
• Beleg-Nr.
• Belegtyp
• Datum
• Spesenart
• Währung
• Betrag
• Nettopreis
• Steuern
• Wechselkurs
• Steuerschlüssel
• Umsatzsteuersatz
• Konto
• Kontonummer
• Verpflegung in
• Übernachtung in
• Frühstück
• Mittagessen
• Abendessen
• Kürzung nach Sachbezug
• Kennzeichnungspflicht
• Kilometer
• Mitfahrer
• Mitfahrerkilometer
• Bankleitzahl
• Bank-Kontonummer
• IBAN
• BIC

 

 

Vorlage 9:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 13 Spalten:

• Währung RKA
• Statischer Wert
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Steuerschlüssel
• Kontonummer
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Reisegrund
• Aktionsnummer
• Kostenstelle
• Projektnummer
• Statischer Wert
• Nachname
• Spesenart

 

 

Vorlage 10:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 15 Spalten:

• Datum
• Buchungsdatum
• Währung
• Referenz
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Höhe der Kosten
• Höhe der Steuern
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle
• Geschäftsbereich
• Zuteilung
• Mitarbeiter
• Rechnungsposten
• Bemerkung