Standard- Vorlagen RKA-Export-Dateien

Über den RKA-Export können die Reiseabrechnungsdaten für die Einspielung in nachgelagerte Systeme abgerufen werden. Standardmäßig handelt es sich dabei um eine CSV-Datei.

Im Folgenden stellen wir Ihnen Vorlagen vor,  von denen Sie eine als RKA-Vorlage kostenfrei freigeschaltet bekommen können und die die Informationen enthalten, die für Sie relevant sind. Im Anhang finden Sie die jeweiligen Beispiel-Dateien.

Unter https://support.atlatos-traveller.de/hc/de/articles/212844949-Export-von-Reiseabrechnungsdaten finden Sie außerdem eine ausführliche Beschreibung der Bedeutung der jeweiligen Spalten.

Vorlage 1:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 12 Spalten, die folgende Informationen enthalten:

• Datum
• Buchungsdatum
• Währung
• die Referenz der Geschäftsreise
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Höhe der Kosten
• Höhe der Steuern
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle
• Geschäftsbereich
• die jeweilige Zuteilung
• Name des Mitarbeiters
• Rechnungsposten 
• Bemerkungen

Vorlage 2:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Nachgelagertes System: SAP HCM

Besonderheit: Zu jeder Abrechnung wird eine Bankzeile geliefert. Die Summe der Abrechnungsbeträge ergibt 0. Prüfzeile mit der Anzahl der Abrechnungen.

Die CSV-Datei enthält 24 Spalten:

• Personalnummer
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Status
• Reiseart
• Anreise Datum
• Spesenart
• Kontonummer
• Steuerschlüssel
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Pauschale Übernachtung
• Pauschale Verpflegung
• Kürzungen Mahlzeiten
• Pauschale Fahrtkosten
• Kennzeichnungspflicht
• Datum
• Kilometer
• Vorauszahlung
• Kostenstelle
• Steuerpflichtig Verpflegung
• Steuerpflichtig Übernachtung
• Erstellt am
• Name
• Vorname
• Reisegrund

Vorlage 3:

Die CSV-Datei enthält 22 Spalten:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Nachgelagertes System: SAP

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden plus folgende Prüfzeile

Besonderheit: Zu jeder Abrechnung wird eine Bankzeile geliefert. Die Summe der Abrechnungsbeträge ergibt 0. Prüfzeile mit der Anzahl der Abrechnungen.

• Benutzername
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Status
• Reiseart
• Anreise Datum
• Spesenart
• Steuerschlüssel
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Pauschale an den Mitarbeiter
• Pauschale Übernachtung
• Pauschale Verpflegung
• Kürzungen Mahlzeiten
• Pauschale Fahrtkosten
• Kennzeichnungspflicht
• Datum
• Kilometer
• Vorauszahlung
• Steuerpflichtig Verpflegung
• Abrechnungseinheit
• Reisegrund
• Reisedauer
• Zielland

Vorlage 4:

Derzeit in Bearbeitung, folgt in Kürze

Vorlage 5:

Derzeit in Bearbeitung, folgt in Kürze

Vorlage 6:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 10 Spalten:

• Erstattung an den Mitarbeiter
• Steuerschlüssel
• Internes Konto
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Letzte Änderung am
• Erstellt am
• Konto
• Kostenstelle
• Aktionsnummer (Reisedatum, nur im Kopf der Abrechnung erhalten)
• Anreise Datum

Vorlage 7:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 12 Spalten

• Reisekostenabrechnungsnummer
• Erstellt am
• Status
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Zielland
• Personalnummer
• Beleg-Nr.
• Spesenart
• Umsatzsteuersatz
• Konto
• Kontonummer
• Kostenstelle

Vorlage 8:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 58 Spalten und ist damit die ausführlichste Vorlage, die die meisten Informationen enthält:

• Reisekostenabrechnungsnummer   
• Status
• Erstellt am
• Letzte Änderung am
• Bermerkung
• Gesamtkosten
• Gebuchte Leistungen
• Belegkosten
• Pauschale Übernachtung
• Pauschale Verpflegung
• Kürzungen Mahlzeiten
• Pauschale Fahrtkosten
• Vorauszahlung des Unternehmens
• Vorschuss
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Name
• Vorname
• Stammkostenstelle
• Firma
• Anreise Datum
• Abreisedatum
• Abreise Uhrzeit
• Reisedauer
• Reisegrund
• Zielort
• Zielland
• Abreise Ort
• Reiseart
• Personalnummer
• Abrechnungseinheit
• Internes Konto
• Beleg-Nr.
• Belegtyp
• Datum
• Spesenart
• Währung
• Betrag
• Nettopreis
• Steuern
• Wechselkurs
• Steuerschlüssel
• Umsatzsteuersatz
• Konto
• Kontonummer
• Verpflegung in
• Übernachtung in
• Frühstück
• Mittagessen
• Abendessen
• Kürzung nach Sachbezug
• Kennzeichnungspflicht
• Kilometer
• Mitfahrer
• Mitfahrerkilometer
• Bankleitzahl
• Bank-Kontonummer
• IBAN
• BIC

Vorlage 9:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 13 Spalten:

• Währung RKA
• Statischer Wert
• Erstattung an den Mitarbeiter
• Steuerschlüssel
• Kontonummer
• Reisekostenabrechnungsnummer
• Reisegrund
• Aktionsnummer
• Kostenstelle
• Projektnummer
• Statischer Wert
• Nachname
• Spesenart

Vorlage 10:

Dateityp: csv

Trennungszeichen: ,

Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden

Die CSV-Datei enthält 15 Spalten:

• Datum
• Buchungsdatum
• Währung
• Referenz
• Buchungsschlüssel
• Konto
• Höhe der Kosten
• Höhe der Steuern
• Steuerschlüssel
• Kostenstelle
• Geschäftsbereich
• Zuteilung
• Mitarbeiter
• Rechnungsposten
• Bemerkung