Über den RKA-Export können die Reiseabrechnungsdaten für die Einspielung in nachgelagerte Systeme abgerufen werden. Standardmäßig handelt es sich dabei um eine CSV-Datei.
Im Folgenden stellen wir Ihnen Vorlagen vor, von denen Sie eine als RKA-Vorlage kostenfrei freigeschaltet bekommen können und die die Informationen enthalten, die für Sie relevant sind. Im Anhang finden Sie die jeweiligen Beispiel-Dateien.
Unter https://support.atlatos-traveller.de/hc/de/articles/212844949-Export-von-Reiseabrechnungsdaten finden Sie außerdem eine ausführliche Beschreibung der Bedeutung der jeweiligen Spalten.
Vorlage 1:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 12 Spalten, die folgende Informationen enthalten:
- Datum
- Buchungsdatum
- Währung
- die Referenz der Geschäftsreise
- Buchungsschlüssel
- Konto
- Höhe der Kosten
- Höhe der Steuern
- Steuerschlüssel
- Kostenstelle
- Geschäftsbereich
- die jeweilige Zuteilung
- Name des Mitarbeiters
- Rechnungsposten
- Bemerkungen
Vorlage 2:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Nachgelagertes System: SAP HCM
Besonderheit: Zu jeder Abrechnung wird eine Bankzeile geliefert. Die Summe der Abrechnungsbeträge ergibt 0. Prüfzeile mit der Anzahl der Abrechnungen.
Die CSV-Datei enthält 24 Spalten:
- Personalnummer
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Status
- Reiseart
- Anreise Datum
- Spesenart
- Kontonummer
- Steuerschlüssel
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Pauschale Übernachtung
- Pauschale Verpflegung
- Kürzungen Mahlzeiten
- Pauschale Fahrtkosten
- Kennzeichnungspflicht
- Datum
- Kilometer
- Vorauszahlung
- Kostenstelle
- Steuerpflichtig Verpflegung
- Steuerpflichtig Übernachtung
- Erstellt am
- Name
- Vorname
- Reisegrund
Vorlage 3:
Die CSV-Datei enthält 22 Spalten:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Nachgelagertes System: SAP
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden plus folgende Prüfzeile
Besonderheit: Zu jeder Abrechnung wird eine Bankzeile geliefert. Die Summe der Abrechnungsbeträge ergibt 0. Prüfzeile mit der Anzahl der Abrechnungen.
- Benutzername
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Status
- Reiseart
- Anreise Datum
- Spesenart
- Steuerschlüssel
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Pauschale an den Mitarbeiter
- Pauschale Übernachtung
- Pauschale Verpflegung
- Kürzungen Mahlzeiten
- Pauschale Fahrtkosten
- Kennzeichnungspflicht
- Datum
- Kilometer
- Vorauszahlung
- Steuerpflichtig Verpflegung
- Abrechnungseinheit
- Reisegrund
- Reisedauer
- Zielland
Vorlage 4:
Derzeit in Bearbeitung, folgt in Kürze
Vorlage 5:
Derzeit in Bearbeitung, folgt in Kürze
Vorlage 6:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 10 Spalten:
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Steuerschlüssel
- Internes Konto
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Letzte Änderung am
- Erstellt am
- Konto
- Kostenstelle
- Aktionsnummer (Reisedatum, nur im Kopf der Abrechnung erhalten)
- Anreise Datum
Vorlage 7:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 12 Spalten
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Erstellt am
- Status
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Zielland
- Personalnummer
- Beleg-Nr.
- Spesenart
- Umsatzsteuersatz
- Konto
- Kontonummer
- Kostenstelle
Vorlage 8:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 58 Spalten und ist damit die ausführlichste Vorlage, die die meisten Informationen enthält:
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Status
- Erstellt am
- Letzte Änderung am
- Bermerkung
- Gesamtkosten
- Gebuchte Leistungen
- Belegkosten
- Pauschale Übernachtung
- Pauschale Verpflegung
- Kürzungen Mahlzeiten
- Pauschale Fahrtkosten
- Vorauszahlung des Unternehmens
- Vorschuss
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Name
- Vorname
- Stammkostenstelle
- Firma
- Anreise Datum
- Abreisedatum
- Abreise Uhrzeit
- Reisedauer
- Reisegrund
- Zielort
- Zielland
- Abreise Ort
- Reiseart
- Personalnummer
- Abrechnungseinheit
- Internes Konto
- Beleg-Nr.
- Belegtyp
- Datum
- Spesenart
- Währung
- Betrag
- Nettopreis
- Steuern
- Wechselkurs
- Steuerschlüssel
- Umsatzsteuersatz
- Konto
- Kontonummer
- Verpflegung in
- Übernachtung in
- Frühstück
- Mittagessen
- Abendessen
- Kürzung nach Sachbezug
- Kennzeichnungspflicht
- Kilometer
- Mitfahrer
- Mitfahrerkilometer
- Bankleitzahl
- Bank-Kontonummer
- IBAN
- BIC
Vorlage 9:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 13 Spalten:
- Währung RKA
- Statischer Wert
- Erstattung an den Mitarbeiter
- Steuerschlüssel
- Kontonummer
- Reisekostenabrechnungsnummer
- Reisegrund
- Aktionsnummer
- Kostenstelle
- Projektnummer
- Statischer Wert
- Nachname
- Spesenart
Vorlage 10:
Dateityp: csv
Trennungszeichen: ,
Überschriften in der Kopfzeile der Datei: vorhanden
Die CSV-Datei enthält 15 Spalten:
- Datum
- Buchungsdatum
- Währung
- Referenz
- Buchungsschlüssel
- Konto
- Höhe der Kosten
- Höhe der Steuern
- Steuerschlüssel
- Kostenstelle
- Geschäftsbereich
- Zuteilung
- Mitarbeiter
- Rechnungsposten
- Bemerkung
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