Atlatos Expense Engine: Revisionssichere Archivierung (GoBD-konform)

Die Atlatos Expense Engine bietet die Möglichkeit der 10-jährigen revisionssicheren Archivierung der Reisekostenabrechnung inkl. aller digitalen Belege.

Die Atlatos Expense Engine speichert die genehmigten Reisekostenabrechnungen inklusive Belege nach GoBD.

Bei der revisionssicheren Archivierung werden folgende Vorgaben beachtet:

- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Reisekostenabrechnungen können durch berechtigte Personen abgerufen und geprüft werden.

- Vollständigkeit und Richtigkeit

Die Reisekostenabrechnungen und Belege werden vollständig und in Ihrem ursprünglichen digitalen Format archiviert.

- Unveränderbarkeit

Alle Reisekostenabrechnungen, die final genehmigt wurden, können nicht mehr geändert werden. Eine Bearbeitung ist über die Atlatos Expense Engine und für das Atlatos-Archiv ausgeschlossen.

Achtung: Noch nicht genehmigte oder abgelehnte Reisekostenabrechnungen können geändert werden. Für die Änderungen besteht eine Änderungshistorie. Die Archivierung der Reisekostenabrechnung erfolgt jedoch auf Basis der finalen Genehmigung.

 - Änderungshistorie

Die genehmigten und abgelehnten Reisekostenabrechnungen sowie digitalen Belege können nicht verändert werden. Für Reisekostenabrechnung vor Genehmigung besteht eine Änderungshistorie.

- Maschinelle Auswertbarkeit

Neben den Reisekostenabrechnung im PDF/A-3-Format und den zugehörigen Belegen werden alle Daten über Reports für die firmenspezifischen Auswertungen bereitgestellt.

- Indexierung

Jede Reisekostenabrechnung ist mit einer eindeutigen ID versehen, die auch als Barcode auf dem Abrechnungs-PDF zu finden ist. Diese erleichtert nicht nur dem Unternehmen die Auswertung, auch ein sachverständiger Dritter z. B. des Finanzamtes, kann in angemessener Zeit die gewünschten Abrechnungen finden.

Für eine revisionssichere Archivierung ist eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation erforderlich, in der, im Falle der Reisekostenabrechnung, die Atlatos Expense Engine sowie der interne Ablauf der Datenverarbeitung für die Reisekostenabrechnung beschrieben wird. Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Verfahrensdokumentation zur allgemeinen Funktionsweise des Atlatos Profi Travellers.