• Dieser Beitrag beschreibt die Funktion der Synchronisation der Reisenden-Profildaten zwischen dem Atlatos Profi Traveller und der Profildatenbank Umbrella Faces.
• Bei Nutzung der Atlatos-Reiseanträge und Reisekostenabrechnung wird eine Erstanlage der Reisenden im Atlatos Profi Traveller empfohlen.
• Für den Fall, dass noch keine Reiseprofile bei Atlatos oder Umbrella Faces angelegt sind, kann die Einrichtung der Profile entweder bei Atlatos oder Umbrella Faces erfolgen. Automatisch werden dann die Profile im anderen System angelegt.
• Wenn in beiden Systemen bereits Daten vorhanden sind, werden die Daten in Umbrella Faces nach einer Datensicherung gelöscht und über Atlatos synchronisiert. Alternativ können die Umrella Face-ID's der Reisenden von dem Atlatos-Team in den Profilen hinterlegt (diese Option ist kostenpflichtig).
• Die Schnittstelle Umbrella-Atlatos kommuniziert bidirektional, Änderungen an Profilen können sowohl in Umbrella als auch in Atlatos vorgenommen werden.

Erforderliche Anpassungen im Atlatos Profi Traveller und Umbrella Faces

Schritt 1: Freischaltung der Umbrella/Atlatos Profilsynchronisation

Zunächst ist die Freischaltung der Profilsynchronisation Umbrella Faces vom Atlatos-Team im Atlatos Profi Traveller erforderlich, wie auch die Freigabe der Synchronisation in Umbrella Faces Seitens des Reisebüros.

Verantwortlich: Reisebüro

In Umbrella Faces muss die Atlatos Synchronisation aktiviert werden. Dies erfolgt über Ihren Umbrella Anspprechpartner.

 WICHTIG: Für jedes Reisebüro oder jeden Reisebüro-Standort benötigt Atlatos eine Agency ID, ein Passwort und die URL von Umbrella Faces 

Diese Daten werden von Atlatos im Atlatos-Reisebüro-Profil hinterlegt. Damit wird die Funktion der Profilsynchronisation grundsätzlich freigeschaltet.

Kurz zusammengefasst:

- Einen Zugang zu Umbrella Faces für Atlatos anlegen und die Daten des Reisebüros an Atlatos übergeben.

Atlatos schaltet das Reisebüro für die Profilsynchronisation frei.

 Verantwortlich: Atlatos

Schritt 2: Abbildung der Konzernstruktur

Verantwortlich: Reisebüro

 Das Unternehmensprofil mit Tochtergesellschaften und Niederlassungen (Konzernstruktur) muss im Atlatos Profi Traveller und in Umbrella Faces angelegt werden. Dabei wird die in Umbrella Faces hinterlegte Umbrella Face-ID im Unternehmensprofil des Atlatos Profi Travellers hinterlegt.

 Zur Darstellung der Umbreall Faces-ID klicken Sie bitte in Umbrella Faces auf die gewünschte Firma. Dort finden Sie um unteren Bereich eine ca. 36stellige ID. Diese ID müßte manuell in das Atlatos-Unternehmen kopiert werden.

Über den Reisebüro-Zugang muss nun die Umbrella Faces-ID im Atlatos-Profil des Unternehmens hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass bei vorhandenen Niederlassungen/Tochtergesellschaften auch eine Umbrella Faces-ID erforderlich ist.

Schritt 3: Überprüfung der Zusatzdaten

Verantwortlich: Reisebüro/Atlatos

 Bitte prüfen Sie die Einstellungen der Zusatzdaten pro Unternehmensprofil. Die Beschriftung muss identisch mit der Bezeichnung im Atlatos Profi Traveller sein:

Optional Schritt 4: Synchronisation bei bestehenden Profilen (keine Neuanlage)

Verantwortlich: Reisebüro/Atlatos

 Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn in beiden Systemen bereits vor Aktivierung der Profilsynchronisation Profile hinterlegt sind.

 In diesem Fall muss zuerst entschieden werden, welche Profile als Grundlage in beide Systeme übernommen werden sollen.

Übernahme der Profildaten aus dem Atlatos Profi Traveller:

 Die Schritte 1-3 müssen im Vorfeld durchgeführt werden. Anschließend werden vom Reisebüro die Profile in Umbrella Faces gesichert. Alle Profile in Umbrella Faces werden gelöscht.

 Atlatos aktiviert die Profilsynchronisation und alle Profile werden in Umbrella Faces neu angelegt. Die Synchronisation ist damit aktiviert.

Übernahme der Profildaten aus Umbrella Faces:

Bitte fordern Sie bei Atlatos eine Exceltabelle mit allen in Atlatos angelegten Reisenden an. In dieser Exceltabelle tragen Sie die Umbrella Faces-ID für jeden Reisenden ein, sofern das Profil in Umbrella Faces bereits angelegt ist.

 Atlatos überträgt die Umbrella Faces-ID in den Atlatos Profi Traveller und startet die Synchronisation. (kostenpflichtige Einrichtung)

Synchronisierte Datenfelder

Keine Löschung der Profile via Umbrella in Atlatos

Achtung: Über Umbrella können seit Oktober 2023 keine Profile über das Reisebüro von Umbrella zu Atlatos gelöscht werden. Wenn Profile Seitens des Reisebüro gelöscht werden, werden diese in Atlatos auf inaktiv gesetzt. Deaktiviert das Reisebüro die Umbrella Schnittstelle zu Atlatos im Umbrella System werden so ALLE Profile in Atlatos auf inaktiv gesetzt.