Über den RKA-Export können die Reiseabrechnungsdaten für die Einspielung in nachgelagerte Systeme abgerufen werden. Standardmäßig handelt es sich um eine CSV-Datei. Die Reihenfolge der Spalten kann pro Export verändert werden. Bei Beauftragung durch Atlatos kann eine dauerhafte auf den Kunden zugeschnittene Vorlage entwickelt werden.
Die zur Verfügung gestellten CSV-Dateien können durch den Kunden mit der jeweiligen Berechtigung manuell abgerufen werden. Alternativ können Firmenkunden die Abrechnungsdaten über eine CSV-Schnittstelle automatisiert in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich) abrufen. Über einen gesicherten SFTP-Zugang, der von Atlatos bereitgestellt wird, werden die Daten ausgetauscht. Die automatisierte Bereitstellung der CSV-Datei wird ebenfalls bei Atlatos beauftragt.
Es kann bei den Reisekostenabrechnungsdaten der Abrechnungszeitraum oder der Genehmigungszeitraum betrachtet werden und dabei kann eine Datei für das gesamte Unternehmen oder nur für eine Niederlassung exportiert werden. Standardmäßig ist für eine weitere Kontierung der Genehmigungszeitraum und ausschließlich genehmigte Reisekostenabrechnungen zu wählen.
Bei den Abrechnungsdaten können nur die Abrechnungs-Köpfe (kumulierte Werte – eine Zeile pro Abrechnung) oder die Abrechnungs-Köpfe plus alle Belegzeilen oder nur die Belegzeilen abgerufen werden.
Folgende Werte können in der Exportdatei geliefert werden:
Abrechnungskopf
Feld |
Beschreibung |
Typ |
Feldlänge |
Reisekostenabrechnungsnummer |
Atlatos-eigene Abrechnungsnummer, beginnend mit der ID des Unternehmens und einer fortlaufenden Nummer. |
Text |
30 |
Status |
Status der Abrechnung kann "genehmigt", "offen", "abgelehnt" und "Widervorlage" sein. Zur Verbuchung sollten nur Abrechnungen mit dem Status "genehmigt" exportiert werden. Dies wird Seitens Atlatos standardmäßig eingestellt. |
Text |
13 |
Erstellt Am |
Dies ist das Datum, an dem die Abrechnung erstmals erstellt wurde. |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Letzte Änderung am |
Dies ist das Datum der letzten Änderung. Bei Abrechnungen mit den Status "Genehmigt" ist dies das Genehmigungsdatum. |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Bemerkung |
Bemerkung zur Abrechnung |
Text |
65535 |
Gesamtkosten |
Gesamtkosten der Abrechnung (inkl. der zentral bezahlten Leistungen) |
Double |
|
Gebuchte Leistungen |
Dies sind die Kosten der gebuchten Leistungen, unabhängig von der Erstattung oder der zentralen Bezahlung des Unternehmens. |
Double |
|
Belegkosten |
Dies sind die Kosten des Beleges brutto. |
Double |
|
Pauschale Übernachtung |
Dies ist die Pauschale für Übernachtung (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Pauschale Verpflegung |
Dies ist die Pauschale für die Verpflegung (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Kürzungen Mahlzeiten |
Dies sind die Kürzungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Pauschale Fahrtkosten |
Dies ist der Gesamtbetrag für die Pauschale für Fahrtkosten. |
Double |
|
Vorauszahlung des Unternehmens |
Dies ist der Betrag, den das Unternehmen bereits an der Reisekostenabrechnung oder auf Belegebene anteilig an dem Beleg bereits bezahlt hat. |
Double |
|
Vorschuss |
Dies ist der Betrag des Vorschusses, der dem Mitarbeiter bereits gewährt wurde. |
Double |
|
Erstattung an den Mitarbeiter |
Dies ist der Betrag, den der Mitarbeiter erstattet bekommt. Auf Belegebene ist es die Erstattung für den Beleg und auf Abrechnungsebene der Gesamtbetrag, der dem Reisenden zu erstatten ist. (werden zentrale Abrechnungsmethoden direkt im Unternehmen verbucht wie z.B. AirPlus, so werden in der Regel nur die Erstattungsbeträge an das Unternehmen in der Exportdatei geliefert). |
Double |
|
Name |
Nachname des Reisenden |
Text |
255 |
Vorname |
Vorname des Reisenden |
Text |
255 |
Stammkostenstelle |
Kostenstelle im Profil des Reisenden |
Text |
30 |
Firma |
Firmenname der Gesellschaft, der der Mitarbeiter zugehörig ist. |
Text |
255 |
Anreise Datum |
Anreisedatum |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Anreise Uhrzeit |
Beginn der Reise - Uhrzeit |
Uhrzeit (HH:mm) |
5 |
Abreisedatum |
Abreisedatum |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Abreise Uhrzeit |
Ende der Reise - Uhrzeit |
Uhrzeit (HH:mm) |
5 |
Reisedauer |
Reisetage |
Integer |
|
Reisegrund |
Reisegrund |
Text |
255 |
Zielort |
Zielort |
Text |
1000 |
Zielland |
Zielland |
Text |
100 |
Abreise Ort |
Ort der Abreise |
Text |
255 |
Reiseart |
Reiseart (die kann ein Reisetyp wie Dienstreise, Seminar etc. sein, das vom Unternehmen zur Gruppierung der Reise definiert wurde - die Spesenarten werden in Anhängigkeit zur Reiseart definiert). |
Text |
75 |
Personalnummer |
Personalnummer |
Text |
75 |
Abrechnungseinheit |
Abrechnungseinheit |
Text |
75 |
Internes Konto |
Internes Konto |
Text |
75 |
Projektnummer |
Projektnummer |
Text |
75 |
Auftragsnummer |
Auftragsnummer |
Text |
75 |
Aktionsnummer |
Aktionsnummer |
Text |
75 |
Beleg-Nr. |
Nicht befüllt |
Text |
255 |
Belegtyp |
Nicht befüllt |
Text |
20 |
Datum |
Nicht befüllt |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Spesenart |
Spesenart |
Text |
255 |
Währung |
Währung |
Text |
3 |
Betrag |
Betrag |
Double |
|
Nettopreis |
Nettopreis |
Double |
|
Steuern |
Steuern |
Double |
|
Wechselkurs |
Wechselkurs (Atlatos Standard-Kurs oder kundenindividueller Kurs aus der Abrechnung). |
Double |
|
Betrag RKA |
Betrag RKA |
Double |
|
Netto-Preis RKA |
Netto-Preis RKA |
Double |
|
Steuern RKA |
Steuern RKA |
Double |
|
Steuerschlüssel |
Steuerschlüssel |
Text |
255 |
Umsatzsteuersatz |
Nicht befüllt. |
Double |
|
Konto |
Bezeichnung des Kontos für die Spesenart |
Text |
50 |
Kontonummer |
Kontonummer der Spesenart |
Text |
50 |
Verpflegung in |
Nicht befüllt |
Text |
255 |
Übernachtung in |
Nicht befüllt |
Text |
255 |
Frühstück |
Nicht befüllt |
Text |
4 |
Mittagessen |
Nicht befüllt |
Text |
4 |
Abendessen |
Nicht befüllt |
Text |
4 |
Kürzung nach Sachbezug |
Nicht befüllt |
Text |
4 |
Kennzeichnungspflicht |
Kennzeichnungspflicht |
Text |
1 |
Kilometer |
Kilometer |
Double |
|
Mitfahrer |
Mitfahrer |
Integer |
|
Mitfahrerkilometer |
Mitfahrerkilometer (derzeit nur für das Landesabrechnungsrecht für Verwaltungsangestellte - in anderen Abrechnungsrechten nicht erforderlich). |
Double |
|
Kostenstelle |
Kostenstelle der Reiseabrechnung |
Text |
255 |
Bankleitzahl |
Bankleitzahl |
Text |
20 |
Bank-Kontonummer |
Bank-Kontonummer |
Text |
20 |
IBAN |
IBAN |
Text |
34 |
BIC |
BIC |
Text |
11 |
Benutzername |
Benutzername des Users |
Text |
100 |
Währung RKA |
Ziel-Währung der Abrechnung, derzeit EUR und CHF möglich. |
Text |
3 |
Bewirtung |
Anzahl der inkludierten Bewirtungen (nur Kopfzeile) |
Integer | |
Statischer Wert |
Kundenspezifischer statischer Wert (für alle Buchungszeilen gleich, nur befüllt bei individuelle Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Nachname-Vorname |
Nachname und Vorname des Reisenden |
Text |
255
|
Buchungstext |
Individueller Buchungstext (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Individuelle Abrechnungs-ID |
Individuelle Abrechnungs-ID (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Erstattung Steuern |
GEsamtbetrag der Steuern, die dem Reisenden erstattet werden. | Double |
|
Reise-ID |
Reise-ID (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) Individuelle Nr pro Niederlassung |
Text |
255
|
Uhrzeit Anreise Reisetag |
Kopfebene nicht vorhanden, Belegebene bei Verpflegungspauschalen Anreise Reisetag |
Uhrzeit (hh:mm) |
5
|
Uhrzeit Abreise Reisetag |
Kopfebene nicht vorhanden, Belegebene nur bei Verpflegungspauschalen Abreise Reisetag |
Uhrzeit (hh:mm) |
5
|
Niederlassung |
Name der Niederlassung |
Text |
255
|
Gruppenrecht |
Recht des Reisenden in Atlatos |
Text |
255
|
Sachbezugswerte |
Angabe der Sachbezugswerte (Kopzeile und bei Belegzeilen mit Verpfleungspauschale) |
Double |
|
Belegzeile
Feld |
Beschreibung |
Typ |
Feldlänge |
Reisekostenabrechnungsnummer |
Atlatos-eigene Abrechnungsnummer, beginnend mit der ID des Unternehmens und einer fortlaufenden Nummer. |
Text |
30 |
Status |
Status der Abrechnung kann "genehmigt", "offen", "abgelehnt" und "Wiedervorlage" sein. Zur Verbuchung sollten nur Abrechnungen mit dem Status "genehmigt" exportiert werden. Dies wird Seitens Atlatos standardmäßig eingestellt. |
Text |
13 |
Erstellt Am |
Dies ist das Datum, an dem die Abrechnung erstmals erstellt wurde. |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Letzte Änderung am |
Dies ist das Datum der letzten Änderung. Bei Abrechnungen mit den Status "Genehmigt" ist dies das Genehmigungsdatum. |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Bemerkung |
Nicht befüllt. |
Text |
65535 |
Gesamtkosten |
Gesamtkosten der Abrechnung |
Double |
|
Gebuchte Leistungen |
Dies sind die Kosten der gebuchten Leistungen, unabhängig von der Erstattung oder der zentralen Bezahlung des Unternehmens. |
Double |
|
Belegkosten |
Dies sind die Kosten des Beleges brutto |
Double |
|
Pauschale Übernachtung |
Dies ist die Pauschale für Übernachtung (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Pauschale Verpflegung |
Dies ist die Pauschale für die Verpflegung (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Kürzungen Mahlzeiten |
Dies sind die Kürzungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen (auf Belegebene für den Reisetag, auf Abrechnungsebene für die gesamte Abrechnung). |
Double |
|
Pauschale Fahrtkosten |
Dies ist der Gesamtbetrag für die Pauschale für Fahrtkosten. |
Double |
|
Vorauszahlung des Unternehmens |
Dies ist der Betrag, den das Unternehmen bereits an der Reisekostenabrechnung oder auf Belegebene anteilig an dem Beleg bereits bezahlt hat. |
Double |
|
Vorschuss |
Dies ist der Betrag des Vorschusses, der dem Mitarbeiter bereits gewährt wurde. |
Double |
|
Erstattung an den Mitarbeiter |
Dies ist der Betrag, den der Mitarbeiter erstattet bekommt. Auf Belegebene ist es die Erstattung für den Beleg und auf Abrechnungsebene der Gesamtbetrag, der dem Reisenden zu erstatten ist. (werden zentrale Abrechnungsmethoden direkt im Unternehmen verbucht wie z.B. AirPlus, so werden in der Regel nur die Erstattungsbeträge an das Unternehmen in der Exportdatei geliefert). |
Double |
|
Name |
Nachname des Reisenden |
Text |
255 |
Vorname |
Vorname des Reisenden |
Text |
255 |
Stammkostenstelle |
Kostenstelle im Profil des Reisenden |
Text |
30 |
Firma |
Firmenname der Gesellschaft, der der Mitarbeiter zugehörig ist. |
Text |
255 |
Anreise Datum |
Anreisedatum |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Anreise Uhrzeit |
Beginn der Reise - Uhrzeit |
Uhrzeit (HH:mm) |
5 |
Abreisedatum |
Abreisedatum |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Abreise Uhrzeit |
Ende der Reise - Uhrzeit |
Uhrzeit (HH:mm) |
5 |
Reisedauer |
Reisetage |
Integer |
|
Reisegrund |
Reisegrund |
Text |
255 |
Zielort |
Zielort |
Text |
1000 |
Zielland |
Zielland |
Text |
100 |
Abreise Ort |
Ort der Abreise |
Text |
255 |
Reiseart |
Reiseart (die kann ein Reisetyp wie Dienstreise, Seminar etc. sein, das vom Unternehmen zur Gruppierung der Reise definiert wurde - die Spesenarten werden in Anhängigkeit zur Reiseart definiert). |
Text |
75 |
Personalnummer |
Personalnummer |
Text |
75 |
Abrechnungseinheit |
Abrechnungseinheit |
Text |
75 |
Internes Konto |
Internes Konto |
Text |
75 |
Projektnummer |
Projektnummer |
Text |
75 |
Auftragsnummer |
Auftragsnummer |
Text |
75 |
Aktionsnummer |
Aktionsnummer |
Text |
75 |
Beleg-Nr. |
Eine von Atlatos definierte Beleg-Nr. |
Text |
255 |
Belegtyp |
Belegart wie manueller Beleg |
Text |
20 |
Datum |
Datum des Beleges, der Verpflegung etc. |
Datum (dd.MM.yyyy) |
10 |
Spesenart |
Spesenart |
Text |
255 |
Währung |
Währung |
Text |
3 |
Betrag |
Betrag |
Double |
|
Nettopreis |
Nettopreis |
Double |
|
Steuern |
Steuern |
Double |
|
Wechselkurs |
Wechselkurs (Atlatos Standard-Kurs oder kundenindividueller Kurs aus der Abrechnung) |
Double |
|
Betrag RKA |
Betrag RKA |
Double |
|
Netto-Preis RKA |
Netto-Preis RKA |
Double |
|
Steuern RKA |
Steuern RKA |
Double |
|
Steuerschlüssel |
Steuerschlüssel |
Text |
255 |
Umsatzsteuersatz |
Umsatzsteuersatz |
Double |
|
Konto |
Bezeichnung des Kontos für die Spesenart |
Text |
50 |
Kontonummer |
Kontonummer der Spesenart |
Text |
50 |
Verpflegung in |
Reiseland bzw. Stadt der Verpflegung |
Text |
255 |
Übernachtung in |
Übernachtung in |
Text |
255 |
Frühstück |
Frühstück (Ja/Nein) |
Text |
4 |
Mittagessen |
Mittagessen (Ja/Nein) |
Text |
4 |
Abendessen |
Abendessen (Ja/Nein) |
Text |
4 |
Kürzung nach Sachbezug |
Kürzung nach Sachbezug (Ja/Nein) |
Text |
4 |
Kennzeichnungspflicht |
Kennzeichnungspflicht |
Text |
1 |
Kilometer |
Kilometer |
Double |
|
Mitfahrer |
Mitfahrer |
Integer |
|
Mitfahrerkilometer |
Mitfahrerkilometer (derzeit nur für das Landesabrechnungsrecht für Verwaltungsangestellte - in anderen Abrechnungsrechten nicht erforderlich). |
Double |
|
Kostenstelle |
Kostenstelle der Reiseabrechnung |
Text |
255 |
Bankleitzahl |
Nicht befüllt |
Text |
20 |
Bank-Kontonummer |
Nicht befüllt |
Text |
20 |
IBAN |
Nicht befüllt |
Text |
34 |
BIC |
Nicht befüllt |
Text |
11 |
Benutzername |
Benutzername des Users |
Text |
100 |
Währung RKA |
Ziel-Währung der Abrechnung, derzeit EUR und CHF möglich. |
Text |
3 |
Individuelle Abrechnungsnummer |
Individuelle Abrechnungsnummer (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) |
Text |
255 |
Statischer Wert |
Kundenspezifischer statischer Wert (für alle Buchungszeilen gleich, nur befüllt bei individuelle Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Nachname-Vorname |
Nachname und Vorname des Reisenden |
Text |
255
|
Buchungstext |
Individueller Buchungstext (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Individuelle Abrechnungs-ID |
Individuelle Abrechnungs-ID (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) |
Text |
255
|
Erstattung Steuern |
GEsamtbetrag der Steuern, die dem Reisenden erstattet werden. | Double |
|
Reise-ID |
Reise-ID (nur befüllt bei individuellen Kundenvorlagen) Individuelle Nr pro Niederlassung |
Text |
255
|
Uhrzeit Anreise Reisetag |
Kopfebene nicht vorhanden, Belegebene bei Verpflegungspauschalen Anreise Reisetag |
Uhrzeit (hh:mm) |
5
|
Uhrzeit Abreise Reisetag |
Kopfebene nicht vorhanden, Belegebene nur bei Verpflegungspauschalen Abreise Reisetag |
Uhrzeit (hh:mm) |
5
|
Niederlassung |
Name der Niederlassung |
Text |
255
|
Gruppenrecht |
Recht des Reisenden in Atlatos |
Text |
255
|
Sachbezugswerte |
Angabe der Sachbezugswerte (Kopzeile und bei Belegzeilen mit Verpfleungspauschale) |
Double |
|
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