Matching von Airplus-Daten

Bei Zahlung mit Airplus können bei Freischaltung durch Airplus und Atlatos die Abrechnungsdaten in Atlatos über die ATX-Plus Schnittstelle importiert werden.

Hintergrund:

Bucht ein Reisender einen Mietwagen über Airplus, kann der gebuchte Preis z.B. 100 € betragen. Vorort vergisst der Reisende allerdings zu tanken und es werden z.B. 132 € über Airplus abgerechnet. Leider ist die Differenz von 32 € in der Atlatos Expense Engine nicht bekannt - Reisenden vielleicht auch nicht. Die Abrechnung wäre in Bezug auf die Vorauszahlung des Unternehmens nicht korrekt.

Daher bietet die Atlatos Expense Engine für Airplus den Import der Abrechnungsdaten auf Basis der ATX-Plus Daten an.

Alle Atlatos-Airplus-Buchungen werden mit einem eindeutigen Wert, der Abrechnungseinheit, die über die User-ID in Kombination mit dem Timestamp eindeutig ist, versehen.

Diese Abrechnungseinheit wird von Airplus mit der Abrechnungseinheit zurückgeliefert. Atlatos korrigiert den Abrechnungsbetrag gemäß ATX-Datei. Bei dem Import dieser Daten sollte auf Folgendes geachtet werden:

• Ist keine Abrechnungseinheit vorhanden, geht Atlatos von einer telefonischen Buchung aus, die nicht über den Atlatos Profi Traveller getätigt wurde. Anhand der Personalnr. ordnet die Atlatos Expense Engine diese Transaktion einem Profil zu.

• Die Atlatos Expense Engine merkt, ob der Betrag bereits über Airplus ATX korrigiert wurde, da zu manchen Transaktionen mehrere Positionen geliefert werden. So rechnet die Bahn das Bahnticket ggfls. über mehrere Abrechnungsdatensätze ab – einen Datensatz für das Ticket, einen für die Sitzplatzreservierung und einen Datensatz für die Kreditkartengebühr.

• Stornierungen und Gutschriften werden ebenfalls importiert und erfordern auch eine Reiseabrechnung.

Bei Aktivierung des Matchings von Airplus-Daten kann der Reisende und der Genehmiger keine Vorlage mehr löschen, die eine Airplus-Transaktion beinhaltet. Jede Airplus-Transaktion muss durch den Genehmigungslauf – dies stellt eine revisionssichere Lösung dar.

Nur die Mitarbeiter der Buchhaltung mit dem Nachbearbeitungsrecht für Reisekostenabrechnungen können Transaktionen löschen. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn Mietwagen über Atlatos gebucht, aber direkt storniert werden. Von Airplus wird bei stornierten Mietwagenbuchungen niemals eine Transaktion zurückgespielt werden, da es zu keiner Abrechnung kommt. In der Atlatos Expense Engine lässt sich die Transaktion aber nicht löschen, da eine Airplus-Transaktion erwartet wird. In diesem Fall kann die Buchhaltung die Transaktion löschen.

Alle gematchten Transaktionen werden auf „Airplus gematcht“ gesetzt. Die Mitarbeiter der Buchhaltung mit dem Nachbearbeitungsrecht für Reisekostenabrechnungen können auch manuell die Abrechnungen auf gematcht setzen.

Die Abrechnungen mit Airplus-Matching können vom letzten Genehmiger erst genehmigt werden, wenn das Airplus-Matching für alle Airplus-Transaktionen stattgefunden hat.

Den Flyer zum Angebot finden Sie unten im Anhang.