Reiseabrechnung mit Drei-Monats-Frist-Prüfung

Bei der Reisekostenabrechnung wird die Option zur detaillierten Angabe des Reiseverlaufs angeboten. Reisende können alle besuchten Ziele hinzufügen. Basierend darauf kann das Unternehmen ein Reporting erstellen, um die Einhaltung der Drei-Monats-Frist zu prüfen. Dieses Reporting listet alle Reisenden zusammen mit den relevanten Abrechnungen auf, die für die Überprüfung der Drei-Monats-Frist von Bedeutung sind.

Abruf des Drei-Monatsfrist-Reportes:

Unter Travel Management -  Drei-Monats-Export kann das Reporting abgerufen werden. Bitte nutzen Sie zur finalen Prüfung nur den Report nach "Genehmigungszeitraum". Der Report auf "Abrechnungszeitraum" bietet nur Indikatoren, welche Abrechnungen zu den genehmigten Abrechnungen noch im Umlauf sind.

Berechnungsgrundlage des Reportes:

Der Report liefert alle Abrechnungen, bei denen mind. 3 Reisetage am gleichen Reiseort in der Woche, über einen Zeitraum von 3 Monaten vorliegen. Dabei darf eine Pause für "Urlaub/Krankheit" von 4 Wochen vorliegen.

Die Berechnung erfolgt auf dem Wert 90 Tage. Beginnt eine Reise am 15. Januar, erfolgt systemtechnisch in den folgenden 90 Tagen die Prüfung.

Zur Nachberechnung und Transparenz wird nicht nur die Abrechnung, für die eine Dreimonatsfrist vorliegt, im Report aufgeführt, sondern auch die Abrechnungen, die die Abrechnung begründen. Die Versteuerung der Verpflegungspauschalen ist dann nur für die Reisen ab dem 4. Monat erforderlich.

Prüfung der Drei-Monatsfrist:

Der Reiseort ist für die Drei-Monatsfrist Prüfung entscheidend. Daher wird der Reiseverlauf mit den entsprechenden Geodaten herangezogen, um den Ort und die Häufigkeit der Reisetätigkeit zu prüfen.

Besuche ich einen Kunden in der Musterstraße 1 dreimal in der Woche, ist die Verpflegungspauschale entweder ab dem 4. Monat zu kürzen oder die Verpflegungspauschale zu versteuern. Innerhalb der ersten 3 Monate kann eine Pause von vier Wochen enthalten sein.

Wichtig: Für eine verlässliche Prüfung ist eine korrekte Eingabe des Reiseverlaufes und der Verpflegungspauschalen durch den Reisenden notwendig.

Dynamischer Report:

Bitte beachten Sie, dass der Report für einen Abrechnungszeitraum zu einem späteren Abrufzeitraum zusätzliche Prüfungsergebnisse liefern kann. Dies liegt daran, dass der Mitarbeiter seine Abrechnungen zu späteren Zeiträumen erledigen kann, was Grundlage für einen neuen Prüfungsvorgang sein kann, der zum Zeitpunkt des ersten Abrufes noch nicht vorhanden war.