X Fragen zur Reisekostenabrechnung

Erinnert die Atlatos Expense Engine an nicht abgerechnete Leistungen?

Ja, der Atlatos-Support kann so eingestellt werden, dass drei Wochen nach dem Reisedatum an die Reisekostenabrechnung erinnert wird. Dabei wird an die Fertigstellung begonnener Abrechnungen und die Abrechnung von gebuchten Leistungen erinnert.

 

Unterscheidet das Atlatos-System zwischen Erstattungsbeträgen des Mitarbeiters und den bereits vom Unternehmen bezahlten Leistungen?

Ja, Atlatos erkennt automatisch, welche Leistungen bereits bei der Buchung vom Unternehmen gezahlt wurden. Diese Positionen werden in der Abrechnung angezeigt, aber nicht im Erstattungsbetrag des Reisenden. Auch bei manuell erfassten Beträgen kann eine Vorauszahlung des Unternehmens angegeben werden.

 

Werden die jährlichen Anpassungen der Verpflegungspauschalen (BMF-Schreiben) von Atlatos automatisch aktualisiert?

Ja, die Verpflegungspauschalen werden gemäß EStG automatisch angepasst.

 

Wird bei Bewirtungen nach dem Anlass und den bewirteten Personen sowie deren Unternehmen gefragt?

Ja, das System fragt nach dem Anlass, ob interne Mitarbeiter oder externe Personen bewirtet werden, sowie nach den Teilnehmern und deren Firmenzugehörigkeit.

 

Können firmenspezifische Steuerschlüssel in Atlatos hinterlegt werden?

Ja, die firmenspezifischen Steuerschlüssel können in der Atlatos Expense Engine hinterlegt werden.

 

Können firmenspezifische Sachkonten in Atlatos hinterlegt werden?

Ja, die firmenspezifischen Sachkonten können in der Atlatos Expense Engine hinterlegt werden.

 

Können firmenspezifische Lohnkonten in Atlatos hinterlegt werden?

Ja, die firmenspezifischen Lohnkonten können in der Atlatos Expense Engine hinterlegt werden.

 

Kann konfiguriert werden, dass bei Reisen mit Seminarbesuch die Reisekosten auf spezielle Sachkonten gebucht werden?

Ja, über die Reiseart können bei Seminarreisen spezielle Sachkonten für die Buchung verwendet werden.

 

Kann für ein Land eine individuelle Verpflegungspauschale in Atlatos hinterlegt werden?

Ja, es kann für jedes Land eine individuelle Verpflegungspauschale vom Unternehmen hinterlegt werden.

 

Kann ich Reisekostenabrechnungen für Gast-User erstellen?

Ja, der Atlatos Support kann einstellen, dass bei einem Gast-Profil der Name auf einen externen User geändert und dafür die Abrechnung erstellt werden kann.

 

Wie kann ich einer Position/Transaktion mehrere Belege zuordnen?

Sie können pro Transaktion ein Dokument hinzufügen. Falls Sie einer Transaktion mehrere Belege zuordnen möchten, können Sie aus den Einzelbelegen ein Dokument (Formate: JPG, PDF und TIF) erstellen und dieses entsprechend hochladen. Alternativ können Belege, wie z. B. Kreditkartengebühren in den Reisegrunddaten der Abrechnung zugefügt werden.

 

Muss bei jedem Beleg ein digitaler Beleg vorliegen? Kann dies in Atlatos eingerichtet werden?

Ja, in Atlatos kann konfiguriert werden, dass für jeden Beleg ein digitaler Beleg erforderlich ist.

 

Benötigt unser Unternehmen eine individuelle Reisekosten-Nummer, die mit dem Jahr beginnt. Ist dies einstellbar?

Dies ist keine Standardfunktion, doch eine individuelle Reisekosten-Nummer kann eingerichtet werden.

 

Wie lange werden die Reisekostenabrechnungen in der Atlatos Expense Engine archiviert? Standardmäßig werden die Reisekostenabrechnungen für drei Jahre archiviert. Eine zehnjährige Archivierung ist gegen Aufpreis möglich.

 

Benötigt unser Unternehmen bei bestimmten Reisearten, z.B. Seminarreisen, ein zusätzliches Kontierungselement. Ist dies möglich?

Ja, bei Atlatos können bis zu acht Kontierungselemente je nach Reiseart unterschiedlich eingerichtet werden.

 

Können für verschiedene Beleg- oder Spesenarten Maximalbeträge festgelegt werden?

Ja, in der Atlatos Expense Engine können über die Administration für jede Spesenart Maximalbeträge hinterlegt werden.

 

Ist es möglich, firmenspezifische Pauschalen über die Reisekostenabrechnung abzurechnen?

Ja, die Atlatos Expense Engine ermöglicht das Anlegen und Konfigurieren firmenspezifischer Pauschalen pro Einheit bei den Belegarten. So können beispielsweise Feiertagszuschläge oder Homeofficepauschalen abgerechnet werden.

 

Kann ich verlangen, dass ab einem bestimmten Betrag bei einer Spesenart eine Begründung angegeben wird?

Ja, in der Atlatos Expense Engine kann für jede Spesenart ein Wert festgelegt werden, ab dem eine Begründung für den angegebenen Betrag erforderlich ist, um Richtlinienverstöße zu kennzeichnen.

 

Kann in der Reisekostenabrechnung festgelegt werden, dass der Reisende bestätigen muss, die Richtlinien für Dienstreisen des Unternehmens gelesen und eingehalten zu haben?

Ja, es kann eingerichtet werden, dass der Reisende vor der Weiterleitung der Abrechnung per Checkbox bestätigt, die firmenspezifische Reiserichtlinie eingehalten zu haben. Hierfür kann ein spezifischer Text und ein PDF-Dokument hinterlegt werden.

 

Wie schnell erfolgt die Erstattung von Reisekosten?

Die Dauer der Erstattung hängt von den firmeninternen Prozessen ab. In manchen Unternehmen erfolgt die Auszahlung täglich nach Freigabe, in anderen 2-3 mal pro Woche oder zusammen mit der nächsten Gehaltsabrechnung. Der Reisende wird bei Freigabe der Abrechnung über den Status informiert.

 

Ist eine mobile App für die Reisekostenabrechnung verfügbar?

Ja, eine mobile App für die Reisekostenabrechnung ist über Atlatos Profi Traveller verfügbar.

 

Wie wird bei der Reisekostenabrechnung mit Währungsumrechnungen verfahren?

Die Umrechnungskurse werden täglich automatisch aktualisiert und archiviert. Reisende haben die Möglichkeit, bei Währungsdifferenzen einen eigenen Kurs einzutragen. Die Währungskurse werden von currencylayer unter Berücksichtigung der Kurse der EZB und anderer Institute bezogen.

 

Welche Arten von Belegen müssen für die Reisekostenabrechnung eingereicht werden?

Die erforderlichen Belegarten werden vom Unternehmen festgelegt. Es wird ebenfalls bestimmt, ob digitale Belege oder Originalbelege erforderlich sind.

 

Welche Unterstützung bietet der Support bei Problemen mit der Reisekostenabrechnung? Standardmäßig wenden sich Reisende zunächst an ihre interne Reisekostenstelle. Atlatos bietet je nach Vertrag 2-Level- oder 3-Level-Support an. Bei technischen Problemen steht Atlatos stets zur Verfügung. Für 1-Level-Support kooperiert Atlatos mit externen Partnern wie SenseXpense.

 

Können Kreditkartenumsätze in der Atlatos Expense Engine integriert werden?

Ja, wenn die Firmenkreditkarte, wie der AirPlus Company Account oder Walking Cards, hinterlegt wird, können die Daten über eine ATX+ Schnittstelle integriert werden. Andere Kreditkartenanbindungen sind individuell gegen Aufpreis einrichtbar.

 

Bietet die Atlatos Expense Engine eine Schnittstelle zu HR für die Abwicklung lohnsteuerrelevanter bzw. sozialversicherungspflichtiger Beträge für einzelne Mitarbeiter?

Ja, wir stellen eine Exportdatei für die Lohnbuchhaltung mit den gewünschten Positionen zur Verfügung. Diese wird in einem definierten CSV-Format erstellt und regelmäßig per SFTP übermittelt. Ab 2024 wird auch ein Webservice dafür verfügbar sein.

 

Kann verhindert werden, dass ein Mitarbeiter eine Abrechnung ohne digitale Belege pro Beleg einreicht?

Ja, das System kann so konfiguriert werden, dass die Einreichung einer Abrechnung ohne digitale Belege pro Beleg systemseitig verhindert wird.

 

Können wir den Footer in den E-Mails zur Reisekostenabrechnung (Anfragen zur Genehmigung, Weiterleitungen, Genehmigungen etc.) individuell für jede Niederlassung anpassen?

Ja, es ist möglich, den Footer in den E-Mails zur Reisekostenabrechnung individuell für jede Niederlassung und je nach Art der E-Mail zu gestalten. Diese Anpassung kann im Bereich Administration unter dem Punkt „Niederlassung“ in den Detail-Einstellungen vorgenommen werden. Sollten Sie diese Option in Ihrem System nicht finden können, empfehlen wir, den Atlatos-Support zu kontaktieren, um die erforderliche Aktivierung oder eine Lizenzanpassung zu veranlassen.

 

Ist es möglich, über die Atlatos Expense Engine auch Leistungen, die nicht reisebezogen sind, abzurechnen?

Ja, in Atlatos besteht die Möglichkeit, eine Auslagenerstattung für Nicht-Reisekosten zu aktivieren. In diesem Modus werden keine reisespezifischen Daten erfasst. Das Unternehmen hat die Flexibilität, selbst zu bestimmen, welche Arten von Spesen hierfür in Frage kommen. So können beispielsweise Kosten für das Homeoffice, Bewirtungen oder Geschenke über die Atlatos Expense Engine abgerechnet werden.

 

Kann in der Atlatos Expense Engine die Auswahl der Mitarbeiter bei der Erfassung von Bewirtungen vereinfacht werden, indem die Namen direkt bei der Eingabe zur Auswahl stehen?

Ja, es gibt die Möglichkeit, auf Anfrage eine Funktion zu implementieren, die mittels Ajax-Technologie die Namen der Mitarbeiter automatisch einblendet, sobald mit der Eingabe begonnen wird. Diese Funktion erleichtert die Auswahl und Erfassung der Teilnehmer bei Bewirtungen erheblich.

 

Ist es möglich, individuell für jeden Mitarbeiter festzulegen, auf welche Kostenstelle, Projektnummer oder andere Kontierungselemente er buchen darf?

Aktuell bietet unser System nicht die Möglichkeit, direkt für jeden einzelnen Mitarbeiter festzulegen, auf welche spezifischen Kostenstellen er buchen kann. Diese Einstellungen lassen sich jedoch über Schnittstellen auf Abteilungsebene vornehmen. Dadurch können Kostenstellenzuweisungen abteilungsweise definiert und verwaltet werden. Diese Funktion wird kundenspezifisch eingerichtet.