Die CSV-Datei dient zur Zuordnung von Genehmigern zu Projekten im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Wird in Atlatos ein bestimmtes Projekt ausgewählt (z. B. "Projekt 1"), wird der dort definierte Genehmiger automatisch erkannt und dem Abrechnungsworkflow zugeordnet.
CSV-Format
Die Datei besteht aus 4 Spalten. Jede Zeile entspricht einer Projekt-Genehmiger-Zuordnung.
| Spalte | Inhalt | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | AdField_13 | Statische Kennung für das Zusatzdatenfeld im System (immer gleich). |
| 2 | Projektnummer | Eindeutige Kennung des Projekts (z. B. PRJ1001). |
| 3 | Premium ID (optional) | Kann leer bleiben, wird nur bei Kunden mit Premiumdatenintegration verwendet. |
| 4 | Benutzername | Format: rka_<Benutzername> - bei Hauptgenehmigern: rka_<Benutzername> - nur Vertreter: rka_<Benutzername>(v1) |
Beispielhafte Zeile
AdField_13,PRJ1001,,rka_mueller
AdField_13,PRJ2002,,rka_schmidt(v1)
PRJ1001 → Genehmiger: Benutzer „mueller“ mit Vertretungsrechten.
PRJ2002 → Genehmiger: Benutzer „schmidt“, ausschließlich Genehmiger (keine weiteren Berechtigungen im System).
Import in Atlatos
Der Import erfolgt per CSV über SFTP.
Die Daten werden in dem Zusatzfeld Projektnummer hinterlegt.
Beim Anlegen der Reisekostenabrechnung prüft Atlatos automatisch, welches Projekt gewählt wurde – und zieht den entsprechenden Genehmiger heran.
Hinweise
Für Benutzer, die nur Genehmigerfunktion als Vertreter übernehmen, muss
(v1)an den Benutzernamen angehängt werden.Es ist wichtig, dass die Benutzernamen exakt der Systemkennung entsprechen.
Änderungen an Projekten oder Genehmigern erfordern eine neue Importdatei.
Vorteile
Automatisierte Zuweisung der Genehmiger auf Projektebene.
Reduziert manuellen Pflegeaufwand.
Einheitliche und transparente Abbildung im Genehmigungsworkflow.
Achtung: Diese Funktion ist keine Standard-Funktion und muss Seitens Atlatos entsprechen konfiguriert und freigeschaltet werden (Premium-Lizenz).
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